Quản lý nhân viên từ xa – tấm gương phản ánh thực lực của doanh nghiệp
Quản lý nhân viên từ xa là điều mà rất nhiều doanh nghiệp quan tâm. Bởi vì hiện nay, xu thế làm việc từ xa đã ngày càng trở nên phổ biến trong tất cả các ngành nghề. Đặc biệt, trong mô hình phân phối với việc quản lý đội ngũ sales thị trường luôn gây nên những cuộc tranh cãi khốc liệt giữa các cấp lãnh đạo.
Đối với các cấp lãnh đạo, quản lý từ xa sẽ giúp tiết kiệm được chi phí nhưng vẫn đảm bảo công việc hoàn thành. Từ đó, mà dịch chuyển dần dần sang phương thức làm việc từ xa. Nhưng đây cũng chính là thách thức để doanh nghiệp xem xét khi mình đã đủ “nội tại” để quản lý hay chưa? Hãy vẫn đang tiếp tục loay hoay với những thách thức của bài toán quản lý mà vẫn chưa có câu trả lời. Về những vấn đề: quản lý thời gian làm việc, doanh số, lộ trình làm việc,… Nếu bạn đã trả lời được những câu hỏi đó mà kết quả trả về không có biến số thay đổi. Thì đã là lúc bạn tận dụng và phát huy nội tại trong việc đánh chiếm thị trường. Với nguyện vọng là sẽ tạo nên môi trường thoải mái để nhân viên hoạt động hết công suất. Và cách quản lý phải phù hợp với đặc thù của công việc của từng bộ phận. Tuy nhiên, dù quản lý bằng cách nào thì điều mà doanh nghiệp quan tâm nhất vẫn là doanh thu.
Đối với nhân viên sales thị trường, khi tiến hành cách quản lý từ xa họ sẽ các động thái phản đối. Vì họ sẽ suy nghĩ mình bị “theo dõi” khi làm việc, không có được cảm giác thoải mái khi làm việc. Nhưng đây chính là những người nhân viên bạn cần phải thay đổi để tạo nên một đội ngũ hoàn thiện để làm việc. Nếu nhân viên của bạn đã đủ chính trực trong lúc làm việc thì việc quản lý sẽ càng giúp họ làm việc dễ dàng hơn. Điều này sẽ không ảnh hưởng đến quá trình làm việc. Đôi khi, nhờ vào sự quản lý từ xa họ có thể nhận thấy những sai phạm trong lúc làm việc. Từ đó, mà đạt được những thành tựu nhất định trong công việc.
Qua đó, quản lý nhân viên từ xa như là cách phản ánh đúng về thực trạng và những khó khăn của doanh nghiệp để có thể giải quyết. Do đó, bạn phải xây dựng được “nội tại” của doanh nghiệp thật hoàn chỉnh. Để có tiềm lực cạnh tranh với các đối thủ cạnh tranh trên thị trường.
6 nguyên tắc để quản lý nhân viên từ xa hiệu quả
Để quản lý nhân viên từ xa, bạn cần phải thiết lập một bộ máy hoạt động theo các nguyên tắc sau. Để đảm bảo tính đồng bộ trong bộ máy nhân sự và đạt được hiệu suất công việc cao nhất.
Nguyên tắc 1: Đảm bảo về yếu tố giao tiếp giữa nhân viên và doanh nghiệp
Có thể nói, giao tiếp là yếu tố then chốt trong quá trình quản lý nhân viên từ xa. Vì đây sẽ tạo nên tính liên kết giữa nhân viên và quản lý. Thông qua, kênh giao tiếp này bạn có thể dễ dàng hỗ trợ nhân viên mỗi khi gặp khó khăn. Hoặc truyền đạt và cập nhật thông tin nhanh chóng và kịp thời cho nhân viên của mình. Do đó, bạn phải tạo ra một kênh giao tiếp trực tuyến để mọi người có thể trao đổi và cập nhật thông tin nhanh chóng. Nếu không, bạn sẽ chỉ có thể cập nhật qua các phương tiện khác tuy nhiên độ chính xác là yếu tố khó đảm bảo được. Chính vì vậy, xây dựng một kênh giao tiếp hiệu quả là yếu tố bắt buộc bạn phải thực hiện.
Nguyên tắc 2: Đặt ra mục tiêu hoạt động rõ ràng
Mục tiêu kinh doanh là điều mà mỗi nhân viên và toàn doanh nghiệp quan tâm. Vì đây thể hiện được tiến độ phát triển và độ bao phủ của thị trường. Do đó, mục tiêu càng rõ ràng và chi tiết sẽ giúp bạn dễ dàng lên kế hoạch thực thi. Như vậy, bạn sẽ dễ dàng đạt được mục tiêu trong công việc hơn. Với mục tiêu rõ ràng thì nhân viên sales thị trường cũng sẽ có động lực và mục tiêu cụ thể trong công việc. Như vậy, họ sẽ kế hoạch rõ ràng để có thể hoàn thành được mục tiêu. Đồng thời, bạn sẽ tránh được tình trạng “1 sales 3 sếp” để mọi kế hoạch kinh doanh không bị bỏ lỡ. Đồng thời, nhân viên cũng phải cam kết về các mục tiêu đặt ra để công việc đạt được hiệu quả.
Nguyên tắc 3: Thường xuyên theo dõi công việc của nhân viên
Theo dõi công việc của nhân viên, là yếu tố để bạn có thể điều chỉnh công việc hay thúc đẩy họ trong công việc. Do đó, bạn phải thường xuyên theo dõi công việc trong ngày để đo lường độ hiệu quả. Đồng thời, mỗi nhân viên bạn cũng sẽ phải tạo cho họ thói quan theo dõi công việc đang tiến hành. Đặc biệt, với sales thị trường việc này lại càng quan trọng. Điều này, sẽ giúp cho nhân viên nắm bắt được tiến độ công việc, tự điều chỉnh kế hoạch cá nhân để hoàn thành mục tiêu đề ra. Đồng thời, bạn cũng phải đưa ra các hình thức kỷ luật và khen thưởng rõ ràng. Đảm bảo tính công bằng trong công việc, để mọi người luôn nhận những phần tương xứng với công việc mình đạt được.
Nguyên tắc 4: Làm cho nhân viên cảm thấy họ là một phần của doanh nghiệp
Với tính chất công việc làm việc ngoài thị trường, do đó, không ít sales thị trường cảm thấy mình không phải là một phần của doanh nghiệp. Nên tình trạng không gắn kết lâu dài xảy ra thường xuyên. Do đó, bạn phải biến họ thành một phần của doanh nghiệp để tránh việc họ cảm thấy bị tách rời khỏi doanh nghiệp. Bạn nên thường xuyên cập nhật những thông báo, bảng tin để họ có thể nắm bắt thông tin nhanh chóng. Như vậy, họ sẽ cảm thấy doanh nghiệp luôn luôn nhớ đến đội ngũ sales thị trường. Từ đó, hình thành một mối quan hệ thân thiết hơn.
Nguyên tắc 5: Đảm bảo độ bảo mật về thông tin
Mỗi doanh nghiệp đều có những bí mật trong kinh doanh để bảo mật. Do đó, việc bảo mật thông tin từ xa cũng là yếu tố quan trọng trong quản lý nhân viên từ xa. Đó có thể là: danh sách khách hàng, bảng giá bán, các chiết khấu,… Nên tính bảo mật càng được đặt lên hàng đầu để tạo nên tính cạnh tranh công bằng cho thị trường. Do đó, bạn bắt buộc phải thay những sổ sách, giấy tờ bằng cách lưu trữ số để thông tin không bị đánh cắp và thất lạc. Bạn có thể trang bị cho nhân viên các ứng dụng hoạt động để đảm bảo điều này.
Nguyên tắc 6: Lựa chọn công cụ quản lý nhân viên từ xa
Để có thể quản lý được nhân viên từ xa thì việc lựa chọn phần mềm quản lý cũng đóng vai trò quan trọng. Phần mềm phải đáp ứng được các tiêu chí phục vụ được các nghiệp vụ cho nhân viên. Để nhân viên có thể thuận tiên làm việc mà không có bất kỳ cản trở nào. Với sales thị trường ứng dụng điện thoại và thao tác đơn giản sẽ là tiêu chí hàng đầu với họ. Do đó, khi lựa chọn phần mềm quản lý nhân viên từ xa cần lưu ý đến các tính năng để phục vụ cho công việc. Các thao tác sử dụng phần mềm cũng phải thật đơn giản để nhân viên có thể tiếp cận và thành tạo trong thời gian ngắn. Ngoài ra, phần mềm phải đáp ứng về mặt quản lý, báo cáo đầy đủ, theo dõi được quá trình và kết quả làm việc của nhân viên. Để doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, nguồn lực và chi phí trong quản lý.
Vậy, để quản lý nhân viên từ xa hiệu quả bạn cần phải giải quyết được bài toán về: thời gian làm việc, quy trình làm việc, công việc trong ngày, doanh số bán hàng,… của từng nhân viên. Từ đó, tạo nên tiềm lực về đội ngũ nhân sự để có thể thực hiện được các mục tiêu kinh doanh. Nhân viên vừa cảm thấy thoải mái vừa có động lực để hoàn thành công việc.
