Đại dịch COVID-19 và nguy cơ về các trận dịch bệnh trong tương lai thúc đẩy các doanh nghiệp chọn cách thức tổ chức công việc từ xa, theo đó, cũng phải đối mặt với những thách thức gay gắt, đặc biệt là nhu cầu cung cấp thiết bị, lập kế hoạch làm việc và đưa ra phương án hỗ trợ nhân viên phù hợp. Các giải pháp này đều nhằm đảm bảo người lao động luôn khỏe mạnh, kết nối tốt với người quản lý và đồng nghiệp, từ đó, đạt hiệu quả công việc cao.
Nếu người làm việc từ xa thiếu các công cụ và kế hoạch cần có, họ sẽ cảm thấy mất kết nối, không có định hướng và sa sút tinh thần làm việc. Do vậy, các nhà quản lý luôn tập trung đến vấn đề đảm bảo cơ sở hạ tầng phù hợp, nhất là về công nghệ và quy trình.
Tuy nhiên, làm việc tại nhà là một thực tế mới đối với nhiều nhân viên. Không chỉ thiếu thiết bị và quy trình như ở văn phòng, người lao động phải đối mặt với cả vấn đề trước đây chưa từng gặp, do vừa mất kết nối với công sở vừa phải đối mặt với áp lực ở nhà. Vì vậy, các nhà lãnh đạo cần phải suy nghĩ đến cả giải pháp hỗ trợ người lao động quản lý các kỳ vọng đặt ra cho cả công việc lẫn gia đình.
Điều này có nghĩa là nhà quản lý phải có cái nhìn thực tế về thách thức: Làm việc ở nhà có thể đồng nghĩa với vấn đề kiêm nhiệm nhiều việc hơn. Một số nhân viên có thể làm việc kém hiệu quả hơn. Vì vậy, lãnh đạo cần khuyến khích nhân viên đặt ra các nhiệm vụ và mục tiêu hàng ngày có thể đạt được. Nếu đạt được các mục tiêu đó một cách suôn sẻ, có thể dần dần đặt ra các mục tiêu tham vọng hơn. Yêu cầu nhân viên thỏa thuận để đi đến đồng ý về khối lượng công việc, dự án và ưu tiên công việc với người quản lý của mình và trao đổi đầy đủ thông tin với nhóm.
Việc giữ liên lạc trong toàn bộ nhóm là rất quan trọng. Khi thông tin trao đổi bị thiếu, sai sót hoặc sự phối hợp trong nhóm bị đình trệ, có thể dẫn đến việc khách hàng không còn là trung tâm và các ý tưởng đổi mới công việc bị kìm hãm. Vì vậy, điều quan trọng là mỗi thành viên trong nhóm phải nhận thức được các dự án, tiến độ và mục tiêu của đồng nghiệp trong nhóm. Việc mọi người đều hiểu được trách nhiệm và thời hạn các nhiệm vụ trong nhóm sẽ giúp quản lý dự án, tối đa hóa hiệu quả và đảm bảo rằng công việc của tất cả đều hoàn thành. Các cuộc họp trực tuyến phải có mục tiêu và kế hoạch rõ ràng, vì vậy cần gửi trước cho mọi người bản nội dung chuẩn bị đầy đủ.
Giữ được kết nối là giải pháp duy nhất để có thể làm việc từ xa. Việc không cung cấp cho nhân viên sự hỗ trợ phù hợp để làm việc tại nhà có thể dễ dàng dẫn đến tinh thần mệt mỏi do làm việc trong cô lập, ảnh hưởng đến động lực, năng suất làm việc, cũng như làm mất đi sự cân bằng giữa công việc - cuộc sống. Để tránh xảy ra tình trạng như vậy, các nhà lãnh đạo có thể xem xét khuyến khích nhân viên cân nhắc sáu giải pháp sau nhằm đạt hiệu quả trong công việc:
Đặt ra kỳ vọng với gia đình
Lãnh đạo có thể khuyến khích nhân viên thỏa thuận với các thành viên gia đình họ về lịch làm việc, không gian yên tĩnh, thời gian dành cho việc nhà và thời điểm nào thích hợp để xen ngang công việc. Bảo đảm nhân viên giành đủ thời gian hít thở không khí trong lành hoặc thư giãn. Điều quan trọng là sắp xếp linh hoạt và thường xuyên kiểm tra xem những kỳ vọng này có phù hợp với tất cả mọi người trong nhà không.
Xây dựng không gian riêng biệt
Yêu cầu nhân viên nhanh chóng xây dựng một không gian, khu vực hoặc cách thức để làm việc tách biệt với các thành viên gia đình khi cần chuyên tâm xử lý công việc hoặc gọi điện thoại, không bị gián đoạn. Nhân viên làm tại nhà có thể đeo tai nghe hoặc đặt bảng sau lưng ghế hoặc màn hình máy tính để ra hiệu rõ ràng cho người khác không quấy rầy.
Xây dựng một thói quen làm việc hàng ngày và chăm sóc tốt bản thân
Khuyến khích nhân viên thiết lập thói quen làm việc hàng ngày (routine) giúp hoàn thành công việc hiệu quả. Đối với một số người, điều này có nghĩa là xây dựng lại môi trường làm việc tại nhà. Đối với những người khác, đó là thiết lập một thời gian biểu mới. Điều quan trọng là phải đặt ra các ranh giới hợp lý để người lao động không cảm thấy rằng mình “lúc nào cũng làm việc” khi làm việc từ xa. Cần ưu tiên các khoảng nghỉ ngắn để tránh tình trạng kiệt sức. Thời gian biểu cần bao gồm việc duy trì kết nối với các nhóm nhân viên trên các nền tảng mạng xã hội như Workplace, Facebook hay Instagram.
Bám sát lịch họp hành
Làm việc từ xa không có nghĩa là làm việc một cách tùy tiện, không theo kế hoạch. Lãnh đạo cần cho nhân viên quyền tự do được từ chối các cuộc thảo luận vào phút chót và các cuộc họp đột xuất, đặc biệt là những cuộc họp không liên quan đến ưu tiên của họ.
Giao lưu với đồng nghiệp
Cô lập là một vấn đề phổ biến đối với những người làm việc từ xa, vì vậy việc giao lưu với nhau là điều quan trọng hơn bao giờ hết. Lãnh đạo có thể thử tạo ra các nhóm thoại và tham gia vào các chuỗi trao đổi về những mối quan tâm chung. Các cuộc gọi video rất thích hợp để kết nối với đồng nghiệp, thậm chí chỉ để trò chuyện tán gẫu vào cuối giờ làm. Chúng cũng giúp những người hướng nội - những người ít muốn giao lưu - có thể kết nối định kỳ với các thành viên trong nhóm.
Trao đổi một cách rõ ràng và tích cực
Điều kiện làm việc từ xa bắt buộc mọi người khi liên lạc với nhau, đặc biệt là qua ứng dụng email hoặc tin nhắn, phải rõ ràng và tích cực, nếu không có thể bị coi là khó gần hoặc thờ ơ với công việc. Những biểu tượng cảm xúc vui vẻ, những bức ảnh vui nhộn và những lời khen ngợi hào phóng đều là những công cụ để duy trì tinh thần làm việc và xây dựng mối quan hệ đồng nghiệp thân thiết.
Theo Havard Business Review
