Nhắc tới kỷ luật, nhiều người hiểu đó là những quy định điều khoản buộc phải tuân theo, nếu vi phạm sẽ bị phạt (phạt tiền, trừ lương, cảnh cáo…). Kỷ luật thường được dùng kèm theo từ bị “bị kỷ luật”. Nhưng vậy có đủ và đúng khi nhắc tới “văn hóa kỷ luật” mang tinh thần FPT như người lãnh đạo cao nhất của FPT - anh Trương Gia Bình nhắc tới trong thời gian gần đây?
Theo tôi, kỷ luật là sự rèn luyện đặc biệt về tinh thần và tính cách nhằm tạo ra sự tự chủ, giúp đào tạo con người. Nhờ có kỷ luật, năng lực con người được tập trung để hướng đến một mục tiêu, từ đó giúp ta thành công. Tôi không thích từ “kỷ luật”, tôi dùng từ “tuân thủ” để nói chuyện, trao đổi với anh em đồng nghiệp về vấn đề này.
Tuân thủ là giữ và thực hiện những quy định đã được đặt ra để đảm bảo tính công bằng, sự chuyên nghiệp, tạo tinh thần team-work và nâng cao hình ảnh của công ty. Tuân thủ có thể tạm chia thành ba mức. Mức 1 là phải thực hiệnh do bắt buộc. Mức 2 là thực hiện một cách tự giác và cao hơn nữa là tự nguyện (mức 3). Trong đời sống xã hội, một người tuân thủ luật giao thông sẽ không vượt đèn đỏ khi đi qua ngã tư, không phải vì sợ bị xử phạt vì có một bốt công an trước mặt mà là vì sự an toàn của chính bản thân và cho người đi đường. Trong một doanh nghiệp, người lao động có mặt đúng giờ tại văn phòng vì họ biết nếu đi muộn, vì bất kỳ lý do gì, cũng sẽ ảnh hưởng đến công việc của mình và đồng nghiệp.
Nhưng để hình thành và duy trì tính tuân thủ ở một doanh nghiệp, lãnh đạo làm gương chính là yếu tố quyết định then chốt. Sẽ không có một cán bộ nào tuân thủ quy định của công ty khi lãnh đạo của họ lại không thực hiện làm gương. Muốn như vậy, lãnh đạo, sau đó là các quản lý cấp trung phải là đầu tàu, ngoài các năng lực quản lý thì phải rèn luyện bản thân, đặt mình vào quy chuẩn và chấp hành nghiêm chỉnh những quy định của công ty. Tố chất lãnh đạo thể hiện qua tính kỷ luật và tuân thủ của chính người đó.
Để thực hiện tính tuân thủ thì thông tin cần được xuyên suốt và tổ chức chặt chẽ, “build-team” là yếu tố đảm bảo kỷ luật được thực thi thành công. Một mình lãnh đạo không thể làm cho tất cả thành viên trong tổ chức tuân thủ kỷ luật. Chuyến đi Cảnh Dương (Huế) - chương trình kỷ niệm 25 thành lập FPT IS vào tháng 4 vừa qua, trong khi nhiều cán bộ tại các đơn vị khác bị phạt vì vắng mặt tại chương trình thì 100% cán bộ FPT IS FPS có mặt tại điểm tập kết ở ga tàu và tham gia hành trình đặc biệt này. Đây là một nỗ lực và sự đồng lòng rất lớn của tất cả anh em.
Từ khi có thông báo về chuyến hành trình, không dưới 5 lần FPT IS FPS tổ chức các cuộc họp với Ban Lãnh đạo đơn vị và các GĐ Trung tâm để phổ biến thông tin, tinh thần, quy định và cập nhật tình hình về chuyến đi. Sau đó, GĐ Trung tâm sẽ chính là người truyền thông có trách nhiệm thông tin lại cho chính các quản lý cấp trung, quản trị dự án những quy định đó. Cứ thế, thông tin về hành trình Ngày mới đến với từng CBNV một cách đầy đủ, chính xác cùng sự trao đổi trung thực qua nhiều kênh (email, trực tiếp, chat…). Ban Lãnh đạo và BTC xác định, kỷ luật là tinh thần chủ đạo của chuyến đi, 100% CBNV tham gia là sự cam kết thành công của chương trình. Trong trường hợp cán bộ không thể tham gia chương trình, lãnh đạo tìm hiểu nguyên nhân, trao đổi và động viên.
Tham gia Ngày mới, công ty được tổ chức theo mô hình của quân đội, có các tiểu đội, trung đội, đại đội. Sau khi có danh sách, các trung đội, đại đội thành lập nhóm chat trên workchat dưới sự quản lý của trung đội, đại đội trưởng, FPT IS FPS là 1 tiểu đoàn với tôi – Trần Phong Lãm là Tiểu đoàn trưởng. Các nhóm chat hoạt động liên tục, trao đổi thông tin về chương trình. Trước hôm đi 1 ngày, FPT IS FPS yêu cầu tất cả cán bộ đăng ký tham gia phải xác nhận là không bận gì và sẵn sàng tham gia hành trình. Hôm ra ga Hà Nội, trước 15 phút tập trung, từng tiểu đội điểm danh để đảm bảo tất cả thành viên đều có mặt tại điểm tập kết. Liên tục tiếng “ting ting” thông báo từ các nhóm chat, “nhóm em có 8/12”, “10/12 cán bộ đã tham gia” cho đến khi tất cả các tiểu đội thông báo đã đủ quân số 12/12. Khi lên tàu, riêng có 1 trung đội thiếu người và tôi biết chính xác tên của bạn đó. Gọi cho bạn không được, trung đội trưởng đã gọi điện cho chồng bạn và biết được rằng bạn đã đi rồi nhưng đi giữa đường thì bị hỏng xe và mất điện thoại. Đúng 5 phút trước khi tàu chạy, bạn đã có mặt, lên tàu. Như vậy, FPT IS FPS đủ 100% quân số.
Quy định được lập ra với mong muốn của nhà lãnh đạo là người lao động thực hiện vì mục đích kỷ luật. Nhưng để thực thi, duy trì và kiểm soát thì các chế tài thưởng - phạt cũng cần được ban hành kịp thời. Tại FPT IS FPS, trong quyết định về việc Quản lý thời gian làm việc được ban hành vào ngày 01/6/2016 quy định “tất cả CBNV FPT IS FPS phải có mặt tại văn phòng công ty 8h30, quẹt vân tay vào máy chấm công”. Sau 4 lần vi phạm, nếu không có lý do chính đáng được phê duyệt của cán bộ/lãnh đạo quản lý trực tiếp, cán bộ sẽ bị xử phạt và nộp vào quỹ công ty 100.000 VND/lần vi phạm. Quỹ FPT IS FPS sẽ được công khai và được dùng cho các hoạt động tinh thần trong đơn vị hoặc sử dụng cho các hoạt động từ thiện. Việc quản lý thời gian làm việc, khai timesheet trong quá trình làm việc là một trong số căn cứ để xét thưởng cuối năm cho cán bộ FPT IS FPS. Điều này đảm bảo tính công bằng ngay trong nội bộ đơn vị, cán bộ sẽ nhận được thưởng xứng đáng với đóng góp của mình.
Ví dụ khi tổ chức 1 buổi Olympic, FPT IS FPS luôn yêu cầu cần phải có công tác làm quân số và điểm danh xác nhận. Nếu đội nào/ trung tâm nào mà có quân số dưới 85% sẽ bị phạt, mà người bị phạt ở đây là lãnh đạo/ quản lý theo cấp lũy tiến vì lãnh đạo là phải nắm được tình hình quân số, thành viên của team mình, nếu không quản lý được thì phạt là đương nhiên. Nhưng nếu nhóm nào đủ 85% thành viên nhưng đến lúc tham gia mà động viên được cán bộ thì cứ thêm 1 người tham gia, đội đó sẽ được thưởng 100.000 VND/người.
Lúc mới triển khai và áp dụng kỷ luật vào hoạt động tại FPT IS FPS, Ban Lãnh đạo cũng vấp phải sự phản đối của một số cán bộ. Lý do được đưa ra nhiều nhất là quy định này các đơn vị tại FIS không yêu cầu, tại sao FPT IS FPS và cán bộ FPS phải thực hiện. Để giải quyết vấn đề này, tôi yêu cầu lãnh đạo/quản lý phải gặp trực tiếp nói chuyện và trao đổi với nhân viên. Có một số trường hợp, tôi sẽ đi gặp mặt anh em và trao đổi với các bạn về tính tuân thủ và vì sao phải thực hiện quy định đó. Khi có niềm tin tuân thủ là việc một tổ chức phải xây dựng, quy định đó là cần thiết phải thực hiện để hướng tới xây dựng đơn vị có tác phong chuyên nghiệp hơn thì cán bộ sẽ dễ dàng bị thuyết phục. Tôi cũng tin tất cả cán bộ sẽ cùng có niềm tin như thế.
Việc dễ dãi trong chính nội bộ về họp hành, quản lý thời gian, timesheet… sẽ hình thành thói quen và cán bộ sẽ mang thói quen đó khi làm việc với hãng, đối tác, khách hàng. Tuân thủ kỷ luật sẽ rèn cho cán bộ tác phong chuyên nghiệp và tích lũy cho bản thân sự tự tin khi ra ngoài, làm dự án. Ngay cả khi cán bộ có chuyển sang một công ty khác thì kỷ luật chính là tính cách mà các nhà tuyển dụng đang tìm kiếm. Vingroup hay Viettel là những tập đoàn lớn và kỷ luật của họ là tấm gương để nhiều doanh nghiệp khác phải “kính nể”. Tuân thủ kỷ luật không triệt tiêu sáng tạo mà là yếu tố thúc đẩy sáng tạo và là môi trường để hiện thực hóa những ý tưởng, sáng tạo.
Quá trình thực hiện triển khai kỷ luật là một quá trình lâu dài, bền bỉ. Hiện nay, tuân thủ kỷ luật tại FPT IS FPS nói riêng và tại FPT IS nói chung chưa thực sự được đồng bộ. Trong thời gian tới, với quyết tâm của tập đoàn và sự vào cuộc của Ban Lãnh đạo công ty, tôi hy vọng tuân thủ kỷ luật sẽ tạo thành nề nếp, từ đó trở thành văn hóa vững mạnh của FPT và là tiền đề cho sự phát triển bền vững của tập đoàn và từng công ty thành viên.
