Tư duy linh hoạt đưa ra một sự thách thức đối với quản lý nhân sự truyền thống vì nó xem xét sự tổng hợp của những kỹ năng trong một nhóm thay vì xác định vai trò cụ thể cho nhân viên với những bản mô tả công việc được tiêu chuẩn hóa. Công việc không còn có thể mô tả bằng những bảng mô tả công việc. Nó cần có tính linh hoạt cao hơn cho các đội để tự tổ chức. Điều quan trọng hơn là phải hiểu hồ sơ kỹ năng của các nhóm và giúp họ phát triển, tuyển dụng để đáp ứng nhu cầu của họ.
Chúng ta xem xét những kỹ năng tổng hợp của nhóm để đáp ứng tất cả các vai trò của nhóm chứ không phải kỹ năng của bất kỳ cá nhân nào, bởi chúng ta không chỉ định bất kỳ cá nhân nào cho một vai trò cụ thể. Giữa các thành viên trong nhóm cần phải đảm nhận tất cả các vai trò: đó là một khái niệm khác về vai trò của nhóm. Nếu thiếu một kỹ năng cụ thể nào, có thể cử một số thành viên đi đào tạo hoặc nhóm có thể tuyển dụng một thành viên mới.
Trong một tổ chức thông thường, các nhà quản lý có thể phân công cá nhân đóng vai trò và một nhiệm vụ nhất định. Nhưng trong một tổ chức linh hoạt, các nhóm sẽ xác định họ sẽ chỉ định công việc cho cá nhân. Điều này không có nghĩa là các nhà quản lý không có ảnh hưởng gì đến phân công công việc: Nhà quản lý có thể đưa ra lời khuyên về quyết định của nhóm.
Trong một tổ chức đã quen với văn hóa chỉ huy và ra lệnh, chúng ta phải nỗ lực để thành lập một nhóm tự tổ chức đầu tiên và đào tạo họ làm việc theo những cách mới, tập trung vào những kỹ năng không phải vị trí. Sau đó bảo vệ họ và cho họ không gian để thành công.
Quản lý theo kỹ năng như thế nào?
Hầu hết những tổ chức chúng tôi cố vấn quản lý theo kỹ năng không phải vai trò không những có sự tăng trưởng đột biến về doanh thu, lợi nhuận mà còn có sự thay đổi lớn về văn hoá. Mọi người cộng tác với nhau tốt hơn, dòng chảy thông tin và dòng chảy công việc trơn tru hơn, khách hàng hài lòng hơn. Phân loại nhân viên theo các cấp độ: Shu-ha-ri.
Shu ha ri
Trong võ thuật aikido của Nhật Bản có khái niệm shu-ha-ri, là một phương pháp học tập và phát triển theo tiến trình:
● Shu: Người học tuân thủ chính xác những quy tắc của một phương pháp nhất định mà không cần thêm hoặc thay đổi. Theo thuyền thống. Áp dụng cho những giải pháp đã biết.
● Ha: Người học học lý thuyết và những nguyên tắc của kỹ thuật. Thoát khỏi truyền thống. Suy nghĩ về bản thân, áp dụng những lý thuyết để tạo ra các giải pháp mới.
● Ri: Người học tạo ra những phương pháp tiếp cận riêng của họ và điều chỉnh kỹ thuật phù hợp với hoàn cảnh. Vượt qua truyền thống. Tạo ra những học thuyết mới.
Graves gợi ý khả năng sau cho từng cấp độ:
Học nghề: Chia sẻ thuật ngữ; áp dụng lý thuyết đằng sau chỉ dẫn công việc (những cấp độ khác nhau của lý thuyết); liên kết giữa lý thuyết và thực hành; lý luận từ cụ thể đến lý luận chung.
Thợ lành nghề: Phức tạp, mơ hồ, không chắc chắn, xác suất, khả năng; thích ứng từ cái chung đến cái riêng (cụ thể theo ngữ cảnh).
Chuyên gia: Ứng dụng thực tế trong những bối cảnh đặc biệt, trong nhiều khoảng thời gian và thường xen kẽ (đệ quy – recursive).
Đây là cách bạn có thể áp dụng:
- Xác định các kỹ năng chính cần thiết để thực hiện công việc. Ví dụ: Nhân viên sales cần những kỹ năng gì? Nhân viên Marketing cần những kỹ năng gì?
- Định nghĩa rõ ràng từng level của từng kỹ năng: Ở mức độ Shu/Ha/Ri nhân viên có thể làm gì
- Tổng cộng các level của từng kỹ năng sẽ ra level chung để đánh giá mức trả lương, thưởng
- Review lại theo định kỳ (mỗi 2 hoặc 3 tháng) - có thể qua họp hoặc đánh giá 360 độ.
Khác với các phương pháp đánh giá hiệu suất KPIs, phương pháp này giúp tất cả mọi người nhìn thấy rõ năng lực của bản thân, từng kỹ năng mạnh yếu và giúp họ có động lực nâng cao kỹ năng của mình mỗi ngày. Đồng thời dựa trên những kỹ năng và năng lực của mọi người, quản lý cũng dễ dàng sắp xếp các đội có chức năng chéo một cách hợp lý, không bị lãng phí nguồn lực của tổ chức. Không những thế, từng người trong tổ chức hạnh phúc hơn, tự tin hơn vì họ thấy mình giỏi hơn mỗi ngày.
