1. Nhiệm vụ chính của Operation Manager
Mọi kỹ năng đều phục vụ yêu cầu hoàn thành nhiệm vụ công việc được giao. Do đó, hiểu rõ nhiệm vụ của Operation Manager chính là cách giúp các ứng viên liệt kê những kỹ năng mình cần trau dồi. Và đây là những nhiệm vụ chủ chốt:
- Cập nhật xu hướng cải tiến quy trình vận hành hiệu quả
- Đề xuất, thiết lập kế hoạch cải tiến quy trình vận hành
- Triển khai chiến lược cải tiến quy trình vận hành đồng bộ cả trong và ngoài doanh nghiệp
- Kiểm tra, giám sát, chịu trách nhiệm kết quả quy trình cải tiến.
- Linh hoạt xử lý mọi vấn đề trong suốt quá trình triển khai thực hiện.
- Trực tiếp báo cáo, giải trình các kết quả thành công và thất bại của quy trình cải tiến vận hành
- Đào tạo, tuyển dụng, huấn luyện nhân viên kế thừa cho phòng vận hành….
2. Những kỹ năng cần có của một Operation Manager
Ở vai trò quản lý cao cấp, Operation Manager phải là người linh hoạt trong mọi tình huống, vì vậy, những kỹ năng sau luôn được nhà tuyển dụng yêu cầu cao với mỗi ứng viên
Để có thể lãnh đạo cả những nhân viên trong toàn phòng ban, thậm chí có nhiều người lớn tuổi hơn, thâm niên lâu hơn thì Operation Manager phải sở hữu năng lực chuyên môn tốt. Ứng viên không nhất thiết phải thành thạo mọi thứ, điều cần nhất là bạn phải biết mọi thứ, biết nó vận hành thế nào, biết cách xử lý hoặc biết nơi có thể xử lý những sự cố liên quan đến vận hành…
Sự chắc chắn về chuyên môn sẽ giúp ứng viên tạo được uy tín và sự nể trọng từ các nhân viên dưới quyền, tạo thuận lợi cho quá trình quản lý điều hành phòng ban.
2.2. Kỹ năng lên kế hoạch, phân bổ nhân lực
Phát hiện những lỗ hổng vận hành, đề xuất phương án cải tiến là nhiệm vụ chính của Operation Manager. Do đó, kỹ năng lên kế hoạch, phân bổ nhân lực thực hiện hiệu quả là điều không thể thiếu.
Kỹ năng này được trau dồi nhiều hơn trong thực tế làm việc, chinh vì vậy, ngay khi còn là nhân viên hoặc chuyên viên phòng vận hành, ứng viên cần dành thời gian trau dồi kỹ năng này hoặc học hỏi, lưu trữ những tài liệu liên quan làm cẩm nang cho bản thân trước khi trở thành Operation Manager.
2.3. Kỹ năng phân tích, đánh giá số liệu
Để có thể lên một bản kế hoạch có tính khả thi cao, ứng viên phải sở hữu kỹ năng phân tích, đánh giá số liệu tốt. Con số cụ thể chính là thước đo có sức thuyết phục cao nhất và rõ ràng nhất cho cả ban lãnh đạo lẫn nhân viên trong quá trình triển khai chiến lược.
Đa phần ngày nay, mỗi ngành nghề đều có những phần mềm phân tích, đánh giá số liệu chuyên ngành nên Operation Manager cũng đỡ vất vả hơn khi đối mặt với đống số liệu lớn. Tuy vậy, việc phân công nhiệm vụ cập nhật, lưu trữ số liệu cần phải chú trọng, đảm bảo độ chính xác về dữ liệu, có như vậy kết quả phân tích mới có tính khả thi cao.
2.4. Kỹ năng giao tiếp
Đừng nghĩ rằng trưởng phòng vận hành thì chỉ làm việc suốt ngày với máy móc, với quy trình, với những con người quen thuộc. Một kế hoạch cải tiến vận hành hiệu quả là cả một sự kết hợp nhiều mắt xích khác nhau. Từ nội bộ các phòng ban doanh nghiệp, đối tác cung ứng bên ngoài, khách hàng lớn đến cả những cơ quan hành chính.
Kỹ năng giao tiếp hiệu quả giúp Operation Manager xây dựng được những mối quan hệ lâu bền, hỗ trợ tuyệt vời cho mọi bước triển khai chiến lược cải tiến vận hành, công việc hoàn thành có tốt hay không, có nhanh chóng, dễ dàng hay không, phần lớn nhờ vào kỹ năng giao tiếp.
2.5. Kỹ năng xử lý vấn đề nhạy bén
Là người chịu trách nhiệm cao nhất ở phòng vận hành, những sự cố nhỏ có thể giao cho nhân viên giải quyết, nhưng những sự cố lớn đều phải do Operation Manager đích thân chỉ đạo hoặc trực tiếp xử lý.
Điều này cho thấy một khi đã đến tay Operation Manager, mức độ và tầm quan trọng đã thuộc hàng vĩ mô rồi. Để hạn chế tình huống này xảy ra, một Operation Manager giỏi phải thiết lập sẵn những phương án xử lý dự phòng ngay từ khi thiết lập bản kế hoạch cải tiến vận hành. Với cách làm này, cho dù xuất hiện những sự cố ngoài dự phòng thì người quản lý vẫn nâng cao được sự chủ động, giảm bớt áp lực trong quá trình khắc phục, điều chỉnh chiến lược.
2.6. Kỹ năng khích lệ tinh thần nhân viên
Phòng vận hành là nơi có sự liên quan mật thiết đến mọi phòng ban chuyên môn trong doanh nghiệp. Mối liên quan càng nhiều càng dễ va chạm hơn, do đó, áp lực công việc tại phòng vận hành không thu gì những phòng ban khác.
Để khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên, Operation Manager trước hết cần cẩn trọng trong việc phân công nhiệm vụ cụ thể.
- Đúng người, đúng việc sẽ giúp nhân viên phát huy tối đa năng lực.
- Minh bạch, công bằng sẽ tạo động lực cống hiến hết mình cho tổ chức.
Nhưng làm sao để có thể phân công đúng người, đúng việc, làm sao đảm bảo công bằng cho tất cả mới chính là kỹ năng mà Operation Manager phải chủ động trau dồi, linh hoạt áp dụng theo môi trường làm việc cụ thể mà mình đang cống hiến.
Đây là 6 trong số những kỹ năng cần có của một Operation Manager. Chúng tôi nhận thấy chỉ cần ứng viên sở hữu đủ 6 kỹ năng này ở mức điểm 8/10 là đã đủ chinh phục nhà tuyển dụng tại bất kỳ lĩnh vực ngành nghề nào. Học, học nữa, học mãi vẫn là tôn chỉ phấn đấu chuẩn mực của mọi thời đại. Chúc bạn luôn thành công với con đường mình đã chọn!
