Nhiều chuyên gia quản lý đã nghiên cứu nguyên nhân thất bại của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Họ cho rằng nguyên nhân quan trọng nhất khiến nhiều doanh nghiệp thất bại là năng lực người lãnh đạo doanh nghiệp kém. Điều này biểu hiện ở chỗ: ra quyết định không đúng, thiếu kinh nghiệm quản lý người khác, thiếu kinh nghiệm tổ chức sản xuất và dịch vụ, chi phí quản lý quả cao, lựa chọn địa điểm nhà máy không phù hợp, hàng hoá tồn kho quá nhiều, công nhân viên tiêu cực, người lãnh đạo doanh nghiệp thiếu tự tin và quá cẩn thận. Biện pháp để khắc phục tình hình nổi trên là tăng cường đào tạo, tích luỹ kinh nghiệm và kiên trì phấn đấu.
Sau đây là những vấn đề cần chú ý trong việc xây dựng doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Nhân tố cá nhân của nhà doanh nghiệp
Tổ chất của nhà doanh nghiệp là nhân tố chủ yếu quyết định thành công của doanh nghiệp. Nhà doanh nghiệp phải có ý chí lập nghiệp và tinh thần hiến thân cho sự nghiệp, phải có ý thức cạnh tranh và ý thức sáng tạo, tinh thần khắc phục khó khăn. Nhà doanh nghiệp còn phải có khả năng đưa ra những quyết định đúng, có khả năng vạch kế hoạch, khả năng ứng biến, có năng lực chỉ huy và phối hợp, có óc tưởng tượng, nhạy bén với sự vật mới và kiến thức sâu, rộng.
Đặt tên cho doanh nghiệp
Đặt tên cho doanh nghiệp cũng là việc quan trọng. Tên gọi của doanh nghiệp phải thể hiện được loại hình, đặc sắc của doanh nghiệp và phù hợp với thực tế. Tên gọi của doanh nghiệp sẽ có ảnh hưởng đến sản phẩm và bộ mặt của doanh nghiệp. Do đó, người lãnh đạo doanh nghiệp phải dành thời gian để suy nghĩ, lựa chọn tên gọi của doanh nghiệp.
Vị trí địa lý của doanh nghiệp
Khi lựa chọn vị trí địa lý của doanh nghiệp cần lựa chọn thành phố hoặc khu vực đô thị có điều kiện vận tải, thu thập thông tín, cơ sở hạ tầng thuận lợi. Ngoài ra, thành phố, đô thị còn là nơi có điều kiện giáo dục tương đối tốt, doanh nghiệp có thể tuyển mộ những người lao động có tổ chất tương đối cao. Sau khi sơ bộ quyết định địa điểm thành lập doanh nghiệp còn phải tìm hiểu lịch sử, tình hình chính trị kinh tế, tình hình xã hội, dân số, đặc tính tâm lý, tình hình nghề nghiệp, giáo dục trường học, tình hình việc làm, tình hình kinh doanh của các doanh nghiệp khác. Việc tìm được một địa điểm lý tưởng là rất khó. Do đó, cần đưa ra mấy phương án để so sánh, lựa chọn địa điểm tương đối tốt.
Huy động vốn cho doanh nghiệp
Người lãnh đạo doanh nghiệp phải có sự tính toán chính xác các vấn đề tài chính của doanh nghiệp. Thí dụ, sau khi thành lập doanh nghiệp sẽ có những khoản chi gì, có những nguồn vốn nào, việc vay tiền có gì khó khăn không. Nếu người lãnh đạo doanh nghiệp nắm chắc được những vấn đề đó thì khả năng thành công sẽ rất lớn.
Trong mấy tháng đầu sau khi thành lập, doanh nghiệp chưa có thu nhập nhưng vẫn phải trả lương cho công nhân, chi phí quảng cáo, chi phí bán hàng. Doanh nghiệp phải tính toán số tiền cần thiết cho những việc đó và số tiền đó sẽ lấy ở đâu. Một doanh nghiệp sản xuất cần có nhiều tiền để mua nguyên vật liệu, xây dựng nhà xưởng, mua sắm thiết bị, máy móc. Một doanh nghiệp
bán lẻ phải tập trung tiền vốn vào việc mua hàng, thuê cửa hàng và quảng cáo.
Khó khăn lớn nhất của doanh nghiệp vừa và nhỏ là làm thế nào để có đủ số vốn thành lập doanh nghiệp và tiến hành kinh doanh. Các nguồn vốn chủ yếu sẽ bao gồm: tiền của cá nhân, tiền vay ngân hàng thương mại, sự giúp đỡ của bạn bè thân thích, tiền vay của công ty đầu tư, công ty bảo hiểm.
Quản lý tài chính của doanh nghiệp
Trong thời kỳ khởi nghiệp, doanh nghiệp phải tự mình hoặc thuê người quản lý công tác thu chi của doanh nghiệp, phải xây dựng hệ thống sổ sách, báo biểu, kiện toàn và hoàn thiện chế độ quản lý tài chính - kế toán. Bởi vì ngân hàng, nhân viên, cơ quan quản lý công thương nghiệp đều có thể yêu cầu doanh nghiệp giải trình tình hình tài chính. Nếu quy mô doanh nghiệp nhỏ và chủ doanh nghiệp có năng lực về công tác tài chính thì có thể tự mình làm việc đó, nếu như pháp luật không có quy định hạn chế. Nếu không, doanh nghiệp phải thuê người làm việc đó. Tóm lại là ngay sau khi thành lập, doanh nghiệp phải lập tức ghi chép sổ sách một cách rõ ràng, chính xác, phù hợp với thu chi. Đó là nhu cầu của doanh nghiệp đồng thời là nhu cầu của cơ quan quản lý ngoài doanh nghiệp.
Bộ máy tổ chức của doanh nghiệp
Có 3 hình thức doanh nghiệp phổ biến: doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần.
Doanh nghiệp tư nhân
Đây là doanh nghiệp do một cá nhân đầu tư, tự chủ kinh doanh, thu nhập thuộc về cá nhân, cá nhân tự chịu rủi ro. Nếu kinh doanh thua lỗ, người chủ doanh nghiệp phải tự bỏ tiền ra để trả nợ.
Hình thức tổ chức này có ưu điểm là:
- Người chủ doanh nghiệp và nhà kinh doanh là một. Họ tự quyết định việc mở cửa kinh doanh và ngừng kinh doanh.
- Tổ chức đơn giản, kinh doanh linh hoạt, có thể chuyển nhượng tài sản.
- Độc hưởng lợi nhuận, tự mình tính toán công việc, tiết kiệm chi phí.
Nhược điểm của hình thức tổ chức này là:
- Doanh nghiệp phải gánh vác trách nhiệm không hạn chế tức là vô hạn. Về mặt pháp luật, giữa chủ doanh nghiệp và doanh nghiệp, giữa tài sản của người chủ và tài sản của doanh nghiệp không có sự phân biệt. Người chủ phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về các khoản nợ của doanh nghiệp. Nếu kinh doanh thua lỗ thì người chủ phải dùng tài sản của mình để trả nợ.
- Quy mô kinh doanh nhỏ vì khả năng tài chính của người chủ có hạn.
- Khả năng chống chọi với rủi ro thấp và khó lòng tồn tại trong cạnh tranh quyết liệt vì năng lực tài chính kém và trình độ kinh doanh có hạn.
Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH)
Công ty TNHH là một tổ chức kinh tế do một số thành viên có hạn bỏ vốn thành lập, có thể tự chủ kinh doanh, lời ăn lỗ chịu, được hưởng quyền dân sự độc lập đối với tài sản do mình kinh doanh, độc lập gánh vác trách nhiệm dân sự. Công ty TNHH là doanh nghiệp có tư cách pháp nhân. Tính hữu hạn về trách nhiệm là sự khác nhau về bản chất giữa chế độ của doanh nghiệp này với doanh nghiệp do một người đầu tư. Công ty TNHH là hình thức phổ biển của các doanh nghiệp theo chế độ công ty.
Đặc trưng chủ yếu của công ty TNHH là:
- Quyền sở hữu của thành viên góp vốn và quyền sở hữu tài sản của doanh nghiệp tách rời nhau.
- Số vốn mà nhà đầu tư đã góp vào doanh nghiệp chỉ có thể chuyển nhượng, không được rút ra để bảo đảm tính liên tục và sự ổn định của kinh doanh.
- Thành viên góp vốn chỉ chịu trách nhiệm hữu hạn với công ty trong phạm vi số vốn mà họ đã đóng góp. Công ty chỉ chịu trách nhiệm với các khoản nợ của công ty trong phạm vi toàn bộ tài sản pháp nhân của công ty.
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, số thành viên góp vốn của công ty TNHH là từ hai người trở lên và 50 người trở xuống. Công ty TNHH không được phát hành cổ phiếu, việc chuyển nhượng vốn góp trước tiên phải được chào bán cho tất cả các số thành viên còn lại theo tỷ lệ vốn góp của họ, rồi sau đó mới chào bán cho người ngoài công ty. Công ty TNHH không có nghĩa vụ thông báo với công chúng xã hội những thông tin về tình hình kinh doanh của công ty. Bộ máy quản lý của công ty TNHH gồm có: Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Tổng giám đốc.
Ưu điểm của công ty TNHH là:
Trách nhiệm của thành viên góp vốn chỉ giới hạn trong phạm vi số vốn mà họ đóng góp.
- Thực hiện chế độ Tổng giám đốc phụ trách dưới sự lãnh đạo của Hội đồng thành viên.
- Có thể huy động một số vốn tương đối lớn, nâng cao năng lực tín dụng, có thể làm những việc tương đối lớn.
Nhược điểm của công ty TNHH là:
- Cơ cấu tổ chức tam quyền phân lập có thể chỉ là hình thức, hình thành tình trạng Tổng giám đốc thao túng quyền lực, ảnh hưởng đến lợi ích của nhà đầu tư.
- Cơ cấu tổ chức phức tạp hơn, hiệu quả quản lý có thể phát huy cao hơn doanh nghiệp tư nhân do một người đầu tư.
Công ty cổ phần
* Ưu điểm của loại hình doanh nghiệp này là:
- Công nhân viên có thể vừa là người lao động, vừa là cổ đông. Điều đó sẽ khiến cho công nhân viên quan tâm hơn đến lợi ích và sự phát triển của doanh nghiệp.
- Quản lý dân chủ. Người lao động vừa là người sở hữu, có điều kiện tham gia quá trình quản lý doanh nghiệp.
- Có thể huy động số vốn tương đối lớn để làm những việc lớn thông qua phát hành cổ phiếu.
Nhược điểm của nó là cơ cấu tổ chức phức tạp, các nguyên tắc và quy định nhiều, nếu không minh bạch dễ dẫn đến tình trạng giám đốc thao túng quyền hành, ảnh hưởng đến lợi ích của người đầu tư và người lao động.
Ba hình thức tổ chức doanh nghiệp phổ biến nói trên đều có ưu điểm và nhược điểm riêng. Trước khi thành lập doanh nghiệp, nhà doanh nghiệp cần cân nhắc, kết hợp tình hình cụ thể của bản thân, lĩnh vực kinh doanh, mục tiêu kinh doanh, năng lực quyết sách, trình độ quản lý để lựa chọn hình thức thích hợp.
Quản lý nhân sự của doanh nghiệp
Trong một doanh nghiệp, ngoài những người góp vốn, doanh nghiệp còn phải thuê một số nhân viên và công nhân.Trong một doanh nghiệp nhỏ, chủ doanh nghiệp cũng là giám đốc nhân sự. Nhiệm vụ của giám đốc nhân sự là tuyển dụng và đào tạo nhân viên, quan tâm đến sức khỏe và phúc lợi của họ và các công việc nhân sự khác như nâng bậc lương, thay đổi công việc,
cho thôi việc...
Trước khi tuyển dụng nhân viên cần phải xem xét văn bằng, chứng chỉ của họ, tìm hiểu tư cách đạo đức của họ và tiến hành phỏng vấn, nói chuyện trực tiếp với họ.
Doanh nghiệp cũng có thể tổ chức thi để kiểm tra năng lực, thái độ, kỹ năng của nhân viên. Sau khi tuyển dụng phải dành thời gian đào tạo, hướng dẫn họ trong công việc thực tế. Trong thời gian đầu, không nên yêu cầu quá cao đối với nhân viên, cần có thời gian để họ làm quen với công việc, phát huy khả năng sáng tạo.
Khi tiếp nhận nhân viên cần nói rõ với họ mức lương được hưởng và chế độ tiền lương. Mức lương phải phù hợp với công sức mà nhân viên bỏ ra nếu không sẽ ảnh hưởng đến tính thần làm việc của họ và ảnh hưởng đến lợi ích doanh nghiệp. Đồng thời còn phải căn cứ vào tính chất của doanh nghiệp để quyết định phương án trả lương.
Các doanh nghiệp cần phải chú ý công tác quản lý hồ sơ nhân sự và ghi chép về nhân sự. Khi doanh nghiệp còn nhỏ, giám đốc có thể biết từng nhân viên, tập quán, sở thích và tình hình gia đình của họ, tăng cường liên hệ với nhân viên. Nhưng khi doanh nghiệp đã lớn, nhân viên nhiều, giám đốc không thể nhớ hết nhân viên nên phải có hồ sơ nhân sự, phải ghi chép biểu hiện của nhân viên và đóng góp của họ đối với doanh nghiệp để dùng làm căn cứ nâng bậc, khen thưởng nhân viên.
