Trong khoá đào tạo "Nhà Quản lý linh hoạt: Nhanh hơn, Hiệu quả hơn, An toàn hơn, Hạnh phúc hơn" tôi có chia sẻ về hệ thống rắc rối:
-'Chúng ta không biết trước chuyện gì sẽ xảy ra trong tương lai. Điều mà mọi người quan tâm phổ biến là: Vậy thì việc lập kế hoạch và chiến lược dài hạn sẽ trông như thế nào?
Đây là câu trả lời của chúng tôi.
Trong các hệ thống phức tạp, chúng ta không thể biết toàn bộ hệ thống hiện tại, toàn bộ sự thay đổi sẽ xảy ra, hoặc trạng thái tương lai tại bất kỳ thời điểm nào, bởi vì thế giới là VUCA ( Volatility – Biến động, Uncertainty – Bất định, Complexity – Phức tạp, Ambiguity).
Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể tồn tại và phát triển: Ngay cả khi khủng hoảng xảy ra (S&T Happen). Chúng ta có thể áp dụng các mô hình lập kế hoạch và chiến lược theo cách mới dựa trên mô hình cải tiến Kata (Toyota):
- Có tầm nhìn xa hơn và nhiều hơn về việc chúng ta muốn trở thành ai, đó là những thứ lớn hơn là chi tiết cụ thể. Ví dụ: Chúng ta muốn trở thành một tổ chức mà ở đó mọi người làm việc: Nhanh hơn, hiệu quả hơn, an toàn hơn, hạnh phúc hơn chứ không phải chúng ta sẽ mở thêm bao nhiêu văn phòng mới.
- Hãy duy trì một chiến lược được điều chỉnh, làm mới thường xuyên để đạt được điều đó.
- Chấp nhận bản chất VUCA của trạng thái hiện tại. Sử dụng các phương pháp, công cụ giúp hiểu rõ nhất về nó. Xác định những kết quả cần làm ngay bây giờ để đáp ứng nhu cầu, vấn đề hoặc mối đe dọa, với định hướng chung do tầm nhìn của chúng ta đặt ra.
- Sử dụng phân tích kịch bản hoặc các phương pháp khác để phát triển một danh mục các lựa chọn mà chúng ta có thể rút ra nếu cần trong tương lai. Xác định những kết quả mà chúng ta có thể làm ngay bây giờ để chuẩn bị cho những lựa chọn đó.
- Chỉ đặt các mục tiêu đủ xa khi chúng ta có khả năng hiển thị tốt. (nhưng việc xây dựng các hệ thống vật chất lớn buộc chúng ta phải đặt mục tiêu xa hơn, ví dụ xây cầu cảng phải mất vài năm).
- Tập trung vào hiệu quả (outcomes), không phải kết quả (outputs), vào cái gì (what), không phải như thế nào (how). Xác định những kết quả mà các mục tiêu chỉ ra.
Lúc này chúng ta có ba nhóm kết quả mà chúng ta muốn. Hãy đặt chúng trong backlog (các công việc tồn đọng) và ưu tiên lần lượt. Đừng đặt ra kế hoạch cố định để đạt được kết quả mà hãy đi từng bước: Thăm dò và cảm nhận bằng cách làm các thử nghiệm.
Trong thế kỷ trước các chính phủ và các ngành công nghiệp quản lý bằng cách sử dụng một phương pháp ước lượng cho rằng nó thế giới là đơn giản và tuyến tính: Một đầu vào đã biết sẽ cho một kết quả đã biết.
Ngay cả khi chúng ta hiểu thêm về bản chất phức tạp của thế giới, phép tính gần đúng vẫn có tác dụng miễn là sự thay đổi đủ chậm để độ trễ giữa đầu vào và đầu ra không gây ra sai số lớn; và thế giới đủ ổn định để chúng ta có một số điều rõ ràng về tương lai.
Có một câu nói rằng hãy lội qua sông bằng cách cảm nhận những viên đá dưới chân mình. Chúng ta có thể nhìn thấy bờ bên kia của con sông nhưng chúng ta không thể thấy bước tiếp theo của mình đang đi đến đâu: Chúng ta phải khám phá con đường của mình bằng cách kiểm tra từng bước, bằng thử nghiệm. Khi dòng sông phẳng lặng và nông, chúng ta thường có thể nhìn thấy bước tiếp theo của mình khi tiến về phía trước, trong một khoảng cách nhất định phía trước, nhưng chúng ta vẫn không thể nhìn thấy hết từng bước cho tới bờ bên kia.
Khi dòng sông chảy xiết, nước dâng cao và đục ngầu, chúng ta chỉ có thể thăm dò và cảm nhận. Có rất nhiều nguy cơ bị ngã và bị cuốn trôi nên chúng ta phải kiểm tra từng viên đá trước khi đặt trọng lượng cơ thể của mình lên để đảm bảo hòn đá sẽ không lăn. Nếu bạn được đào tạo để qua sông, bạn biết rằng bạn không bao giờ nên đi qua sông một mình mà hãy luôn luôn đi cùng một nhóm, để khi một người vấp ngã, mọi người bện chặt vào nhau và những người khác giữ họ đứng vững. (Anh Rob đã được huấn luyện để đi qua sông như thế).
Ý tưởng về các hệ thống tuyến tính có thể dự đoán đơn giản không còn tác dụng nữa. “Xác định một lần rồi thực hiện hoàn hảo” là một sai lầm. Tương lai không rõ ràng, vì thế cách duy nhất để biết là làm thôi.
“Lập kế hoạch là điều cần thiết nhưng kế hoạch có thể bỏ đi và làm lại”. Sẽ hiệu quả hơn nếu chúng ta thừa nhận rằng lập kế hoạch là lãng phí và đừng bao giờ tạo ra kế hoạch mà không thể bỏ nó.
Điều quan trọng hơn hết: ĐƯA RA CÁC LỰA CHỌN (options) và CHUẨN BỊ CHO NÓ.
Điều gì sẽ xảy ra vào năm 2023? Không ai biết cả. Hãy quên việc lập kế hoạch, điều chúng ta cần là CHUẨN BỊ.
