Hàng tồn kho là gì
Hàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai. Hàng tồn kho không chỉ là những mặt hàng dự trữ mà một công ty sản xuất ra để bán mà còn là những thành phần tạo nên sản phẩm như nguyên vật liệu/linh kiện, công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất…
Do đó, hàng tồn kho thể hiện mức độ liên kết giữa việc sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Đồng thời nó cũng được coi là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, thường chiếm tỉ trọng lớn và có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hàng tồn kho có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh doanh, do đó quản lý hàng tồn kho phù hợp là yếu tố quan trọng đối với các doanh nghiệp.
Mục đích của quản lý hàng tồn kho
Quản lý tồn kho là một phần của việc quản lý chuỗi cung ứng với 2 mục đích chính là đảm bảo hàng tồn kho sẵn có theo yêu cầu trong mọi thời điểm và giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho.
Đảm bảo hàng tồn kho sẵn có theo yêu cầu trong mọi thời điểm: Vì hàng tồn kho dù dư thừa hay thiếu hụt quá nhiều đều gây ra sự tốn kém trong tổ chức điều hành. Khi thiếu hụt hàng tồn kho, dây chuyền sản xuất sẽ bị gián đoạn, việc sản xuất giảm sút hoặc không thể sản xuất. Do đó việc kinh doanh bị ảnh hưởng, doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp cũng sẽ giảm. Mặt khác, dư thừa hàng tồn kho quá nhiều khiến quá trình sản xuất và phân phối luồng hàng hoá cũng bị ảnh hưởng.
Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho: vì khoản tiền nằm ở hàng tồn kho là khoản tiền bị chặn khi hàng tồn kho chưa được sử dụng nên nếu quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ hạn chế được tình trạng đó và có thể sử dụng khoản tiền này để đầu tư vào những nơi khác để kiếm lời. Hơn nữa, quản lý hàng tồn kho hiệu quả sẽ làm giảm các chi phí thực hiện liên quan đến hàng tồn kho, đồng thời sẽ làm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Các phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Hiểu được những rủi ro tiềm ẩn của hàng tồn kho, doanh nghiệp càng cần nhanh chóng tìm kiếm một phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả để tránh những tổn thất không mong muốn. Dưới đây là một số biện pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả đã được kiểm chứng bởi rất nhiều doanh nghiệp, cùng theo dõi nhé!
Sắp xếp vị trí kho hàng thông minh
Việc sắp xếp vị trí kho hàng thông minh sẽ giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc xuất kho, kiểm kho. Từ đó, hạn chế được tình trạng bị thất thoát hay nhầm lẫn hàng hóa. Có 2 cách sắp xếp hàng hóa thông dụng được sử dụng nhiều:
* Sắp xếp cố định: Là mặt hàng được sắp xếp cố định tại một vị trí để dễ dàng xác định một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, phương pháp này cũng có điểm hạn chế là tồn nhiều diện tích nên sẽ không phù hợp với những kho hàng nhỏ có lượng hàng lớn và có sự luân chuyển thường xuyên.
* Sắp xếp vị trí linh hoạt: Là mặt hàng sẽ không đặt tại một vị trí cố định nào. Thay vào đó, các vị trí sẽ được đánh dấu và thể hiện trên bản đồ kho. Phương pháp này giúp nhà quản lý hàng tồn kho tiết kiệm được tối đa diện tích kho chứa. Tuy nhiên, nó lại khiến tốn khá nhiều thời gian để sắp xếp và hiển thị kho hàng.
Mã hóa vật tư/ hàng hóa
Mã hóa vật tư để quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn là phương pháp được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng. Ưu điểm của phương pháp quản lý này chính là tránh việc trùng lặp tên hàng, hạn chế sai sót trong quá trình xuất, nhập. Tùy thuộc vào mức độ chi tiết yêu cầu quản lý thông tin, thói quen người tiêu dùng và cơ chế kiểm soát việc sử dụng mã, mà mỗi doanh nghiệp sẽ tạo nên bộ mã hóa khoa học khác nhau.
Áp dụng phương pháp FIFO hoặc LIFO
Hai thuật ngữ quen thuộc trong lĩnh vực quản lý hàng tồn kho là FIFO và LIFO. Trong đó:
* Phương pháp FIFO (First in – First out) là những loại hàng hóa được nhập vào trước sẽ được ưu tiên xuất trước. Phương pháp này phù hợp với những mặt hàng có tính chất ngắn hạn như thực phẩm, thời trang,... Theo đó, với phương pháp này, doanh nghiệp cần bố trí ô kệ phù hợp nhằm thuận tiện trong việc xuất hàng hóa.
* Phương pháp LIFO (Last In - First Out) thì ngược lại, những hàng hóa vừa mới nhập vào sẽ ưu tiên xuất đi trước để đảm bảo cập nhật thời giá, cân đối chi phí sản xuất và có kế hoạch bán hàng phù hợp. Phương pháp này thường được ứng dụng với những nguyên vật liệu có thời gian tồn kho lâu như vật liệu xây dựng.
Kiểm tra kỹ thông tin xuất - nhập kho
Đối với quy trình nhập kho, nhà quản lý cần nắm rõ chi tiết thông tin về lô hàng như số lượng, loại hàng, ngày nhập,... để có biện pháp quản lý phù hợp. Khi xuất hàng hóa thì nhà quản lý cũng cần kiểm soát chặt chẽ để tránh những rủi ro không cần thiết. Việc kiểm tra hàng hóa kỹ lưỡng trước khi xuất kho cũng thể hiện được phong cách làm việc chuyên nghiệp và uy tín, đảm bảo hàng hóa được gửi đi không gặp bất kỳ sự cố nào.
Thiết lập các cấp tồn kho cho mỗi sản phẩm
Hàng hóa tồn kho tồn tại hai dạng: mức tồn kho tối thiểu và mức tồn kho tối đa.
* Mức tồn kho tối thiểu là số lượng sản phẩm còn lại trong kho ở mức tối thiểu có thể sẵn sàng cung cấp cho khách hàng bất cứ lúc nào. Dựa vào mức tồn tối thiểu, doanh nghiệp sẽ dễ dàng xác định thời gian và số lượng hàng cần nhập là bao nhiêu. Đây cũng được xem là mức tồn kho lý tưởng của doanh nghiệp.
* Mức tồn kho tối đa là số lượng hàng tối đa có trong kho. Dựa vào mức tồn này, doanh nghiệp sẽ tránh được tình trạng mua hàng quá tay, nhập hàng không cần thiết.
Tuân thủ đúng quy trình quản lý kho
Tuân thủ đúng quy trình quản lý kho là một việc làm đơn giản nhưng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý lượng hàng hóa xuất, nhập kho. Đầu tiên, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình nhập kho, xuất kho, kiểm kê, báo cáo, điều chỉnh hàng tồn kho và quy trình tái chế. Nhà quản lý sẽ là người thống nhất toàn bộ các quy trình làm việc để nhân viên thực hiện theo và theo dõi tiến trình làm việc, đưa ra các điều chỉnh khi cần thiết.
Tiến hành kiểm kê kho định kỳ
Kiểm kho định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ tình hình hàng hóa, biết được số lượng hàng trong khó. Việc kiểm kê, quản lý hàng tồn kho bao gồm:
* Kiểm kê vật lý: Là việc kiểm kê tất cả hàng tồn kho cùng lúc. Quy trình này thường được thực hiện vào giai đoạn cuối năm, vì doanh nghiệp cần thống kê kế toán và nộp thuế thu nhập của các doanh nghiệp thông qua phần mềm. Ưu điểm nổi bật của phương pháp này chính là tính xác thực cao. Nhược điểm là do mỗi năm thực hiện một lần nên số lượng dữ liệu nhiều, thực hiện cần tốn nhiều thời gian và công sức.
* Kiểm kê tại chỗ: Là chọn một sản phẩm cụ thể, tiến hành kiểm kê và so sánh với số lượng thực tế. Cách này sẽ giúp nhà quản lý nhận biết được mặt hàng này có đang được bán chạy hay không. Phương pháp này giúp cung cấp lượng hàng tồn kho liên tục vào bất kỳ thời điểm nào. Đổi lại, doanh nghiệp phải tốn rất nhiều thời gian, nhân sự và khối lượng công việc của kế toán cũng tăng lên.
* Kiểm kê theo chu kỳ: Việc kiểm kho sẽ được thực hiện theo kế hoạch đề ra. Ưu điểm là có thể tập trung công việc vào một thời điểm. Tuy nhiên, thời gian giữa các lần kiểm kê khá lâu nên sẽ gặp khó khăn khi có vấn đề bất ngờ xảy ra.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hàng tồn kho
Thực tế cho thấy, hầu hết các phương pháp quản lý hàng tồn kho truyền thống hoặc thủ công đều tốn rất nhiều thời gian và cần nhiều nhân sự để thực hiện. Đôi khi, các phương pháp này còn xảy ra sai sót, số liệu không chính xác.
Do đó, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hàng tồn kho trong thời đại công nghệ 4.0 là vô cùng cần thiết. Điều này, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận. Phương án quản lý tồn kho có thể giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán về tối ưu chi phí nhân công và tiết kiệm thời gian.
