1. Xây dựng các mục tiêu và sắp xếp thứ tự ưu tiên
Lập mục tiêu và sắp xếp thứ tự ưu tiên là điều tiên quyết để chúng ta có thể quản lý thời gian hiệu quả. Do đó, nhà quản lý cần phân bổ thời gian, phân tích danh sách việc cần làm, cắt bỏ các nhiệm vụ không cần thiết.
Đặt mục tiêu có thể đạt được bằng cách thực hiện các chiến lược quản lý thời gian. Mục tiêu nào đến trước thì tranh thủ thực hiện trước, mục tiêu đến sau thì lên kế hoạch sắp xếp thực hiện sau. Cần tránh trường hợp làm quá nhiều việc đòi hỏi sự tập trung cao cùng một lúc khiến cho tâm trí của nhà quản lý bị kiệt sức.
Khi phân loại rõ ràng các nhiệm vụ, bạn có thể hành động và phân bổ thời gian phù hợp. Giúp các công việc được hoàn thành đúng hạn và có nhiều thời gian thư giãn ngoài giờ làm hơn.
2. Suy nghĩ tích cực để sắp xếp thời gian đúng đắn
Trên thực tế, việc đạt được sự cân bằng trong công việc và cuộc sống là một mục tiêu rất khó có thể đạt được một cách tối ưu. Nhu cầu công việc và cuộc sống cá nhân có thể khác nhau đối với từng người, và các ưu tiên có thể thay đổi theo.
Sẽ có những ngày mà công việc tồn đọng lấn át cả việc nghỉ ngơi, điều cần thiết cho một nhà quản lý là hãy luôn suy nghĩ theo hướng tích cực rằng, cuộc sống sẽ có lúc này lúc khác. Đừng làm cho tâm trí bị chi phối với lý do “Ngày nào của tôi cũng là ngày bận rộn” để hạn chế trở nên cáu gắt bởi áp lực công việc.
Giữ cho tâm trạng thư thái để tránh bị suy sụp trước các áp lực từ công việc và cuộc sống
Cho nên, thay vì tìm kiếm một lịch trình hoàn hảo không có thực thì những suy nghĩ lạc quan sẽ giúp bản thân nhà quản lý không phải hứng chịu các luồng cảm xúc xấu. Giúp bạn tập trung cao hơn trong công việc, từ đó cải thiện hiệu quả sử dụng thời gian tốt hơn.
3. Dành thời gian cho những công việc thật sự cần thiết
Thiết lập ranh giới rõ ràng giữa công việc và cuộc sống cá nhân là rất quan trọng trong phương pháp quản lý thời gian hiệu quả.
Khi đảm nhận vị trí quản lý, bạn cần xác định rõ giờ làm việc và những thời điểm thực sự cần trao đổi công việc với lãnh đạo cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng hay cấp dưới liên quan. Tránh bị xao nhãng và lãng phí thời gian cho những tình huống không thực sự cần thiết trong thời gian làm việc.
Thay vào đó, nhà quản lý nên sắp xếp thời gian ít nhất một lần trong tuần để gặp gỡ và trao đổi thông tin với nhân viên. Lợi ích của cách làm này chính là nắm rõ tình hình công việc đang được thực hiện đến đâu, thúc đẩy sự thoải mái tinh thần cho nhân viên từ đó thúc đẩy việc quản lý thời gian tổng thể trở nên hiệu quả hơn.
Bằng cách thực thi các ranh giới này, cả quản lý hay nhân viên đều tạo ra sự hòa nhập giữa công việc và cuộc sống lành mạnh hơn và giảm nguy cơ tự tạo áp lực cho bản thân cũng như áp lực lẫn nhau.
4. Giải quyết các việc nhỏ trong thời gian trống
Với những khoảng thời gian trống trong giờ làm việc, dù không dài nhưng nếu bạn biết tận dụng để giải quyết các công việc nhỏ thì nó sẽ mang lại nhiều lợi ích cho nhà quản lý. Cách quản lý thời gian tuyệt vời này sẽ giúp rút ngắn thời gian giải quyết các công việc đơn giản, chẳng hạn như kiểm tra Email hay trả lời các cuộc gọi của khách hàng.
Những công việc này không đòi hỏi nhiều suy nghĩ từ não bộ, nhưng chúng có thể gây choáng ngợp nếu có quá nhiều nhiệm vụ xuất hiện trước đó. Vì thế, bạn nên kiểm tra các nhiệm vụ và giải quyết chúng trong các khoảng thời gian trống ngắn ngủi của giờ làm việc trong ngày.
Cách này giúp cho bạn không những quản lý thời gian làm việc hiệu quả mà còn giúp tránh bỏ sót các nhiệm vụ còn tồn đọng. Thêm vào đó, thời gian nghỉ ngơi dành cho cuộc sống sẽ đảm bảo được giữ vững hơn, tránh lo ngại về việc các nhiệm vụ dồn dập phải hoàn thành.
5. Ưu tiên chăm sóc bản thân và gia đình
Ưu tiên chăm sóc sức khỏe bản thân và gia đình cũng nói lên được cách kiểm soát và quản lý thời gian hiệu quả, nhờ đó giúp nhà quản lý đạt được sự cân bằng trong công việc và cuộc sống.
Theo khảo sát, một người không thể quá bận đến mức không có được 30 phút giải lao một ngày tại nhà ngoại trừ bạn dành thời gian đó cho công việc hoặc các cuộc vui chơi khác. Tham gia các bộ môn như đi bộ, chạy bộ, gym, yoga,… để giúp nâng cao thể lực, tình trạng sức khỏe. Kết hợp với dinh dưỡng và ngủ đủ giấc, điều này thực sự có ích đối với các quản lý hay nhân viên văn phòng thường xuyên phải ngồi ghế làm việc.
Một lịch trình phù hợp đối với dân văn phòng có thể là từ 3 – 4 buổi tập trong tuần, có thể lựa chọn tập tại nhà hay đến câu lạc bộ gym phụ thuộc và sở thích và phân bổ thời gian của bạn.
Sau khi tan làm, chúng ta cũng nên dành một chút quan tâm cho tổ ấm, có thể là đi ăn tối với người thân, cùng nấu ăn hay ngồi lại tâm sự về công việc, học tập trong ngày. Tóm lại, quản lý tốt thời gian không những đảm bảo kinh tế cho đời sống vật chất mà còn giữ vững quan hệ đời sống tinh thần.
6. Hạn chế dùng thiết bị điện tử khi không cần thiết
Nếu không cần thiết, bạn nên cài chế độ rung cho di động để tránh bị làm phiền từ những thông báo của mạng xã hội. Từ đó, giúp tận dụng thời gian hiệu quả cũng như tránh sao lãng trong giờ làm.
Đặc biệt hơn, chúng ta cũng nên giảm thiểu thời gian sử dụng thiết bị điện tử khi tan làm. Thử nghĩ một ngày làm việc khá mệt mỏi và về nhà vẫn nhìn chằm chằm vào điện thoại để chơi thể thao điện tử hay lướt Facebook, Instagram vô tội vạ. Điều này thật sự không tốt cho sức khỏe một chút nào.
7. Tìm kiếm sở thích cá nhân
Niềm đam mê, tận tâm với công việc đóng một vai trò quan trọng và nó ảnh hưởng đến việc quản lý thời gian cân bằng. Khi được làm công việc đúng sở thích, kỹ năng, trình độ, chúng ta sẽ thấy công việc nhẹ nhàng hơn, viên mãn hơn và trách nhiệm cao với công việc sẽ là điều hiển nhiên. Từ đó, sự cân chỉnh thời gian giữa công việc và cuộc sống sẽ thuận lợi hơn.
Bên cạnh đó, để tạo động lực sau một ngày làm việc mệt mỏi, nhà quản lý hãy tìm một hoạt động giải trí thực sự yêu thích để cuộc sống thêm màu sắc hơn. Có rất nhiều sở thích như đọc sách, thể thao, nấu ăn hay đơn giản là hẹn đi cà phê tán gẫu cùng những người bạn… Ngoài ra, tận dụng các ngày nghỉ phép để du lịch xa nghỉ dưỡng nhằm giúp tâm trạng được phấn chấn trở lại.
Du lịch nghỉ ngơi một mình hoặc cùng gia đình để phục hồi lại năng lượng sau những ngày làm việc
Nếu thực sự không có một sở thích cụ thể, một đề xuất tốt nhất cho các nhà quản lý là nên học ngoại ngữ hoặc tìm hiểu các phương pháp quản lý thời gian. Tận dụng khoảng 15 đến 20 phút rảnh để học ngoại ngữ như tiếng Anh hay một ngôn ngữ phổ biến để cải thiện trình độ dần qua thời gian. Bên cạnh đó, tận dụng thời gian nhàn rỗi tìm hiểu và tham gia một vài hoạt động ngoài trời để phát triển bản thân về kỹ năng sống cần thiết.
Kết luận
Tóm lại, quản lý thời gian hiệu quả là yếu tố quan trọng để giúp cho các nhà quản lý giữ được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Thông qua đó, bạn sẽ hạn chế được những áp lực, giúp cho đời sống vật chất và tinh thần được cải thiện tối ưu hơn. Với nội dung bài viết trên đây, hy vọng bạn sẽ tận dụng và kết hợp được 7 bí kíp quản lý thời gian, tạo ra sự cân đối cho công việc thêm hiệu suất và có một cuộc sống tuyệt vời!
