Muốn nhân viên tỏa sáng, cần quản lý con người linh hoạt

Từ giữa tháng Bảy năm nay chúng tôi bắt đầu tư vấn cho một Tổng công ty, bao gồm nhiều công ty con. Trong khi một số giám đốc của các công ty nhỏ hào hứng bắt tay vào cải tiến tổ chức thì một bạn CEO không muốn tham gia, thậm chí phản đối tất cả những gì chúng tôi định làm. Công ty này hoạt động kém nhất trong hệ thống: doanh số suy giảm, khách hàng bỏ đi và hiệu quả kinh doanh rất thấp.

Lý do của bạn CEO là:

• Hiện nay doanh số công ty em đang đi xuống, em chỉ muốn tập trung vào cải thiện doanh số, em chưa quan tâm được đến những vấn đề về quản lý và hệ thống.

Tôi:

• Việc cải tiến cách quản lý và làm cho hệ thống tinh gọn hơn sẽ giúp cho em giảm được chi phí, tăng doanh số và lợi nhuận. Nếu em cứ làm mãi theo cách em đang làm thì tại sao em nghĩ kết quả sẽ khác đi?

Sau nhiều lần thuyết phục, bạn cũng miễn cưỡng đồng ý để chúng tôi giúp, vì nể vị Chủ tịch hơn là vì tin vào những cách làm mới. Ban đầu bạn và team tham gia với tâm thế: Làm cho có. Họ không thực sự chú tâm vào những hoạt động tổng công ty đang làm.

Sau đó, vị Chủ tịch đã đích thân đến tận văn phòng để khích lệ tinh thần mọi người, cùng tham gia một số hoạt động cải tiến với chúng tôi. Teal Unicorn đã giúp họ làm những điều này:

- Hiển thị hoá toàn bộ hệ thống công việc bằng Kanban

- Cập nhận thông tin qua kanban và Standing up meeting hàng ngày

• Vẽ các dòng chảy công việc, tìm ra những nỗi đau của khách hàng, của team.

• Thay đổi cách đánh giá hiệu suất, thay phương pháp đo lường hiệu suất cá nhân (KPIs) bằng Shu – Ha – Ri, đo lường kỹ năng của từng người và đánh giá hiệu suất theo team.

• Hướng dẫn team sales, dịch vụ hỗ trợ khách hàng, team vận hành hoạt động theo những cách thức mới.

• Team kế toán thoát ra khỏi dòng chảy chuỗi giá trị, trao quyền cho team sales chủ động trong việc tính giá, công nợ và duyệt đơn.

• Lãnh đạo phục vụ: Thay vì chỉ huy và ra lệnh thì quản lý tránh đường, trao quyền cho nhân viên, mời nhân viên đưa ra ý kiến.

• Quản lý Mở: Đưa tất cả mọi vấn lên bàn để cùng tìm ra giải pháp và cùng thực hiện thay vì lãnh đạo và quản lý đưa ra giải pháp.

• …

Kết quả là:

• Đã cải thiện được các nút thắt để giảm những nỗi đau của khách hàng, tăng hiệu suất của dòng chảy.

• Giảm lỗi sai hỏng ở từng khâu

• Doanh thu tăng 22% và có thêm 52% khách hàng mới trong vòng 1 tuần.

• Lãnh đạo và quản lý thấy mình nhàn hơn và đỡ áp lực hơn rất nhiều

• Nhân viên chủ động đưa ra nhiều giải pháp sáng tạo, họ cộng tác tốt với nhau và tạo ra kết quả tốt hơn nhiều, như đã nói ở trên.

Thứ Bảy vừa rồi tôi gặp lại team để review lại những gì đã làm được trong tuần qua. Khi chia sẻ những kết quả mọi người đều rất vui. (Điều làm tôi bất ngờ hạnh phúc không phải là những con số tăng trưởng mà là những tiếng cười của tất cả mọi người.)

Bạn CEO đã nói với tôi:

Đúng là mọi chuyện không như mình nghĩ chị ạ.

Hôm qua chúng em tổ chức trung thu và em suốt thời gian mấy tuần các bạn chuẩn bị em không phải can thiệp về kế hoạch, chương trình hay bất kỳ việc gì. Các anh chị em tự bàn nhau và thiết kế hết từ a đến z. Các bạn chỉ giao cho em 2 việc là thông báo lên nhóm toàn thể ace về chương trình và sang các nhà trong khu phố nói chuyện trước việc công ty tổ chức và mời các bé nhỏ sang tham gia cùng. Và kết quả em hết sức bất ngờ ace làm tốt chưa từng thấy.

Trong quá trình các bạn tập luyện hay bàn nhau chương trình, đồ nấu ăn...tự các bạn truyền lửa cho nhau về tinh thần đồng đội mà từ trước giờ em không làm được.

Trước đây mà có chương trình gì là em phải hô hào và ra quy định, yêu cầu phải tham gia...đâu đó các anh chị em bị ép gượng còn bây giờ không cần như vậy.

Rồi hôm qua có lô hàng lớn: Buổi sáng thì bê từ xe xuống văn phòng, đêm sau 10h mới có xe tải đối tác tới đón thì lại phải bê lên xe mà trời đêm mưa nữa cả nam và nữ xông ra làm hết, bê vác xong tới hơn 1 giờ đêm. Từ chú bảo vệ tới các chị em cùng bê chứ không phải chỉ anh em nam.

Chồng con em ra thấy tinh thần đồng đội nhiệt huyết quá nên cũng tham gia luôn.

Tuyệt vời lắm ạ. Em hạnh phúc vô cùng vì các bạn đã cởi mở với em và đã giúp em rất rất nhiều.

Còn bạn trưởng phòng kinh doanh thì không giấu nổi xúc động:

Hơn 10 năm làm việc ở đây, lần đầu tiên em thấy anh chị em trở thành một TEAM thực sự. Họ lo lắng và chăm sóc cho nhau, họ thoải mái chia sẻ, góp ý với quản lý. Em hạnh phúc vô cùng.

---

Câu chuyện trên nói cho bạn biết điều gì?

Hầu hết ở mọi nơi, con người sẽ toả sáng khi:

• Hệ thống được cải thiện

• Các nhà quản lý thay đổi cách quản lý: cố gắng luyện tập để trở thành nhà quản lý, lãnh đạo phục vụ.

Và điều cuối cùng vô cùngquan trọng:

• Họ được cởi trói khỏi những cách quản lý nhân sự không nhân văn, đo lường con người bằng con số, kiểm soát vô lý, quản lý vi mô.

Vì vậy, hãy quản lý nhân sự linh hoạt: thay đổi cách bạn đo lường hiệu suất, tập trung vào kết quả chung của tổ chức, nâng cao năng lực đội ngũ và mang tính nhân văn vào nơi làm việc.