3 cách giúp chủ doanh nghiệp giao tiếp hiệu quả hơn với nhân viên

Khi mới ra kinh doanh, thông thường trong công ty chỉ có vài nhân sự làm việc với nhau. Mọi người thường hay kề vai sát cánh với nhau, chia sẻ thông tin cho nhau liên tục.

Nhưng khi công ty phát triển hơn, số lượng nhân sự tăng từ vài người lên hơn chục người, rồi 20 người, 30 người,…các phòng ban dần hình thành, quản lý cấp trung xuất hiện và các chủ doanh nghiệp cảm thấy họ bắt đầu xa dần với nhân viên, họ bắt đầu cảm thấy mình không thể nắm được hết tất cả thông tin đang diễn ra trong chính doanh nghiệp của mình.

Mọi người trong từng phòng ban họ trao đổi gì với nhau, quản lý cấp trung có báo cáo tất tần tật về nhân viên bên dưới cho mình nắm không hay họ ém nhẹm bớt thông tin, rồi nhân viên họ có hiểu được mục tiêu công ty không hay họ chỉ có làm hết giờ rồi về,…

Để giúp các chủ doanh nghiệp vốn dĩ đã rất bận rộn với công việc thường nhật có thể giao tiếp tốt hơn với nhân viên, tôi xin chia sẻ 3 cách cơ bản, dễ áp dụng mà hiệu quả không ngờ nếu chúng ta kiên trì với nó.

Cùng ăn trưa hay cafe với nhân viên

Đây là cách mà trước đây CEO các công ty Nhật mà tôi làm việc qua hay áp dụng. Chủ doanh nghiệp có thể lựa chọn ngẫu nhiên nhân viên nào đó, hoặc nhân viên xuất sắc trong bộ phận nào đó, hoặc nhân viên có sinh nhật trong tháng, ngay cả anh bảo vệ hay cô lao công.

Hình thức này sẽ tạo ra bầu không khí thân mật và gần gũi hơn thay vì ngồi trong văn phòng ngột ngạt và căng thẳng. Trong bầu không khí thoải mái như thế, nhân viên sẽ cởi mở trao đổi về những vấn đề họ quan tâm hoặc những chuyện gì đang xảy ra trong công ty mà họ biết được.

Đây cũng là dịp chủ doanh nghiệp hiểu hơn về nhân viên và biết được mục tiêu, động cơ làm việc của nhân viên. Rất nhiều trường hợp công ty giữ lại được nhân viên giỏi từ những cuộc nói chuyện thân tình như thế này.

Các chủ đề có thể trao đổi từ tài chính, thị trường, đối thủ, cơ hội thăng tiến, cân bằng công việc và cuộc sống, chăm sóc gia đình,….

Điều quan trọng các chủ doanh nghiệp cần lưu ý là nên đặt ra nhiều câu hỏi để khơi gợi cho nhân viên trả lời, 80% dùng để lắng nghe và ghi nhớ thật kỹ. Tránh trường hợp cứ nói thao thao bất tuyệt khiến nhân viên họ không dám nói luôn, mà cái này thì tôi gặp cũng khá nhiều.

Hòm thư góp ý

Ngày nay việc góp ý không cần phải viết giấy rồi bỏ vào hòm thư góp ý như xưa nữa. Chủ doanh nghiệp có thể thiết kế cách nhận ý kiến góp ý của nhân viên thông qua email riêng, hoặc phần mềm quản trị nội bộ. Điều này sẽ giúp nhân viên giải tỏa được các bức xúc, họ được phép nói ra những điều họ bất mãn hoặc thông tin đảm bảo được lưu thông trực tiếp từ nhân viên đến chủ doanh nghiệp mà không bị nghẽn ở quản lý cấp trung.

Điều quan trọng hàng đầu khi áp dụng cách này là chủ doanh nghiệp phải đưa ra cam kết sẽ xử lý giải quyết vấn đề trong bao lâu kể từ khi nhận được tin. Ví dụ trong vòng 24h, 48h hoặc đầu ngày làm việc hôm sau…Vì thực tế nhiều nơi cũng tổ chức góp ý cho có phong trào, rồi sếp viện lý do bận việc này việc kia nên chậm trễ việc phản hồi, lâu dần nhân viên cũng thôi không góp ý nữa vì tiếng nói của họ không được sếp quan tâm thật sự.

Tổ chức định kỳ những buổi “Ý tưởng Kaizen”

Chủ doanh nghiệp có thể gom nhân viên lại, chia thành các nhóm nhỏ 5-7 người. Chia nhân viên cùng phòng ban vào các nhóm khác nhau để nhân viên phòng ban này có thể giao lưu gắn kết với phòng ban kia.

Sau đó tổ chức brainstorming về những vấn đề còn đang tồn đọng cần xử lý. Ví dụ như về việc chăm sóc khách hàng, về việc cải tiến quy trình, về việc quản lý chi phí,….Chọn ra những vấn đề nổi cộm nhất rồi tiếp tục tương tự lần này thì nói về các ý tưởng kaizen cho từng vấn đề đó.

Cách này sẽ giúp cho nhân viên nào cũng có cơ hội tham gia, ý kiến của họ được tập thể xem xét. Còn theo hình thức họp thông thường thì có người vào ngồi im suốt từ đầu đến cuối, biết hay không biết cũng không nói, còn có người thì nói say sưa chiếm trọn diễn đàn.

Cuối buổi tổng hợp lại, trao thưởng cho ý tưởng được bình chọn nhiều nhất. Và quan trọng nhất là lên kế hoạch hành động triển khai ý tưởng đó. Tránh làm cho vui rồi sau đó ai triển khai không làm rõ, lại rơi vào cảnh đùn đẩy cho nhau.