Làm sao để hoàn thành công việc đầu tư vào 24 doanh nghiệp, cố vấn cho 8 tổ chức, tham gia 3 dự án cộng đồng, trong khi chỉ có 24h như mọi người?

Trong Talkshow Vững tinh thần – chắc công việc do 25 FIT tổ chức, Chuyên gia Nguyễn Phi Vân đã tiết lộ rằng: chị đang đầu tư vào 24 doanh nghiệp, cố vấn cho 8 tổ chức, tham gia 3 dự án cộng đồng. Vậy đâu là những bí quyết hoặc nguyên tắc giúp chị hoàn thành khối công việc khổng lồ đó trong khi cũng chỉ có thời gian 24 tiếng như mọi người?

Theo chị Nguyễn Phi Vân, khi làm việc, chị hay áp dụng những kỹ năng nho nhỏ sau đây để dẫn dắt và hoàn thành công việc thay vì bị công việc dẫn dắt – rồi làm nhiều mà chẳng đâu vào đâu.

Về sắp xếp ưu tiên thứ tự công việc

“Trong cuộc đời mình có rất nhiều thứ để làm, trong công việc mình cũng có hàng tỷ thứ xếp hàng đợi. Nếu mình cứ chọn đại 1 đến 1.000 việc để làm và không có bất cứ sự sắp xếp khoa học nào hết, mình sẽ không bao giờ làm hết những thứ đang nằm trong đầu mình.

Có những bạn nhắn với tôi: chị ơi, có những thứ nằm trong check-list hôm nay em chưa làm xong mà check-list hôm nay đã đến, rồi cuối tháng mọi thứ cứ đổ đống lên đầu em, em ngán quá và không muốn làm gì cả.

Sau rất nhiều năm tháng học làm việc – lãnh đạo, tôi cảm thấy nguyên tắc 80 – 20 là ổn nhất. Rất đơn giản, mình chọn làm 80% những thứ mang lại tác động lớn – có thể là 80% cho công việc hoặc dự án mình đang làm. Đây là kỹ năng sắp xếp thứ tự ưu tiên, mình có quá nhiều thứ phải làm thì cần phải biết sắp xếp những việc nào cần làm trước, những gì tạo ra tác động lớn nhất thì làm trước.

Nhiều khi tôi nghĩ, 80% những thứ trong check-list của các bạn là không cần làm, nhưng các bạn cứ ngồi rồi bôi ra, nên dễ bị trầm cảm.

20% còn lại là những việc khiến mình vui vẻ - hạnh phúc, giúp phát triển bản thân và công việc. Còn những thứ râu ria khác thì mình cứ để đó, khi nào có thời gian hẳn làm. Sau đó, mình lại hỏi tiếp, 20% trong 80% còn lại là cái gì? Lấy 20% đó ra làm tiếp.

Với nguyên tắc này, mình sẽ không bao giờ chị stress, làm nhiều việc tạo ra giá trị cho xã hội, vui vẻ mà tạo ra nhiều giá trị hơn”, chị Nguyễn Phi Vân đề nghị.

Ngoài ra, chúng ta làm gì cũng phải rèn luyện, phải ngồi xuống đọc và tư duy xem đâu là việc quan trọng – không quan trọng với công việc và cuộc sống của mình. Nếu chúng ta không luyện tập điều đó trước, sẽ không làm được bước tiếp theo là sắp xếp khoa học. Phải rèn luyện thì kỹ năng mới trở thành thói quen!

Nguyên tắc này sẽ giúp chúng ta không bị ảnh hưởng xấu bởi mạng xã hội.

Quan điểm của chị Nguyễn Phi Vân về mạng xã hội: trên đời, không có cái gì xấu chỉ có con người xấu, mạng xã hội cũng vậy, chỉ là mình đừng đắm chìm vào nó một cách vô thức.

Công nghệ có cái hay nhưng cũng có cái dở, như làm cho mình bị xao nhãng, gây nghiện và tạo ra cảm xúc tiêu cực nếu đọc quá nhiều bình luận xấu trên đó; do mình không quản trị bản thân được. Chị Nguyễn Phi Vân cũng là người dùng mạng xã hội nhiều song không chịu tác động xấu, vì chị biết lúc nào bật lúc nào tắt.

Nên quay về là: mình cần phải học cách quản trị bản thân tốt, sau đó cứ open với thế giới. Theo đó, cái gì bạn cũng có thể tìm hiểu và tham gia, sau đó ngẫm xem cái đó mình nên tiếp tục tham gia hay không, có nên dành nhiều thời gian cho nó. Đó là quyết định của bạn, đừng nghe ai hết. Đặc biệt, khi bạn phát triển đến bản thân đến một mức độ nào đó, bạn có thể kiểm soát được tất cả mọi chuyện.

Đa nhiệm không phải là làm nhiều chuyện cùng lúc

Theo chị Nguyễn Phi Vân, multi task – đa nhiệm không phải là làm nhiều công việc cùng 1 lúc mà làm nhiều việc trong 1 khoảng thời gian.

Hôm nay chúng ta có 50 việc phải làm, thì có 20 việc quan trọng nhất để ở trên, 30 việc còn lại để ở dưới. Sau khi sắp xếp ngay ngắn rồi, chúng ta tập trung vào làm việc đầu tiên chứ không phải là làm 3 việc cùng 1 lúc. Việc mình vừa đọc email – vừa check tin nhắn – vừa nghe họp không phải là đa nhiệm và không nên làm thế.

Ví dụ cụ thể hơn: chúng ta đề ra deadline là mình phải hoàn thành công việc đầu tiên trong 1 giờ, thì sẽ tập trung tâm lực vào làm một việc đó để hoàn thành đúng dự định thời gian, sau đó mới chuyển sang làm công việc tiếp. Tập trung như vậy mới là cách làm việc hiệu quả nhất!

Cách duy trì tính sáng tạo

Ngày làm việc của chị Nguyễn Phi Vân thường bắt đầu sớm – khoảng 6h đến 6h30 và kéo dài tới 4h chiều. Sau 4h chiều, chuyên gia này sẽ làm những việc mà chị muốn như chơi đàn, vẽ tranh, đọc sách, đi ra ngoài ăn tối với bạn bè, giao lưu với các team… Chị dành rất nhiều thời gian để phát triển bản thân một cách tự nhiên.

“Trong thời đại này, không phải mình có chuyên môn là mình có thể sáng tạo được. Mình muốn sáng tạo thì phải nuôi dưỡng trí sáng tạo của bản thân. Trí sáng tạo đến từ đâu? Nó đến từ những kiến thức khác nhau mà mình thu nạp hằng ngày, mình có thể kết nối chúng lại với nhau.

Ví dụ: khi tôi viết sách, tôi ứng dụng những kiến thức trong âm nhạc, tranh ảnh, lịch sử cùng những trải nghiệm sống…. vào bài viết của mình.

Nếu mình ngừng lại không học những cái mới, nếu mình ngừng lại không thu nhận thêm kỹ năng mới và không để đầu mở - để những thứ mới chạm vào đầu mình; thì mình không thể sáng tạo được! Vậy nên, sau 4 giờ là khoảng thời gian tự do để tôi muốn làm gì thì làm, nhằm nuôi dưỡng sự sáng tạo của bản thân”, chị Nguyễn Phi Vân tiết lộ.

Phải có kế hoạch và chiến lược học tập tổng thể, học quá ít hoặc quá nhiều đều không tốt

Cũng theo chị Nguyễn Phi Vân, cách học đúng là: mình đặt ra những dự án – công việc mà mình phải làm trong tương lai ngắn và dài, xem xét bản thân còn thiếu những kỹ năng nào để làm những dự án – công việc đó, rồi chọn học những thứ có thể ngay lập tức ứng dụng được vào công việc – cuộc sống của mình.

“Học không giải quyết được vấn đề, học phải đi đôi với hành cùng tỷ lệ là 50-50. Học xong ứng dụng, trong lúc ứng dụng thấy cái gì thiếu thì đi học tiếp. Chuyện học và làm là vòng lặp đan xen nhau và diễn ra cả đời. Tôi có bản đồ phát triển bản thân chứ không học quá nhiều thứ cùng một lúc”, Co-founder 15 FIT bày tỏ.

Ví dụ: mục tiêu trong 5 năm tới mình sẽ trở thành chuyên gia nhượng quyền quốc tế, thì mình sẽ chia ra 5 chốt chặn – tức mỗi năm 1 chốt chặn, rồi mỗi năm chia thành 4 quý và thêm 3 chốt chặn phụ.

Sau đó, xem mỗi chốt chặn đó mình cần làm cái gì và đi học những cái gì cần thiết để làm công việc đó. Sau khi học và hoàn thành công việc ở chốt thứ 1, mình sẽ bước qua học những thứ mới để hoàn thành công việc ở chốt thứ 2. Học tới đâu thì rèn luyện tới đó. Chúng ta không nên làm theo kiểu bỏ ra một năm để học tất cả các khoá học sau đó không học nữa.

Có những thứ ưu tiên cần phải học trước. Ưu tiên hàng đầu là học quản trị bản thân, nếu chưa làm được điều này mà đi học các khóa kiến thức cũng có ứng dụng được đâu! Mình phải ngồi xuống, vẽ ra bản đồ học tập, học cái gì trước cái gì sau có thứ tự rõ ràng. Chúng  ta hãy cứ từ từ bình tĩnh học, đừng ép mình học quá nhiều cùng một lúc hoặc những thứ không cần thiết.