Mẹo quản lý tài chính cho người lần đầu làm doanh nhân

Quản lý tài chính là một trong những yếu tố quan trọng nhất khi khởi nghiệp. Nếu không kiểm soát tốt dòng tiền, ngay cả một ý tưởng kinh doanh tiềm năng cũng có thể thất bại. Dưới đây là những mẹo hữu ích giúp bạn duy trì sự ổn định tài chính khi bắt đầu hành trình doanh nhân:

Thiết lập thứ tự tài chính ưu tiên

Từ khi thành lập đến khi vận hành, doanh nghiệp sẽ có nhiều khoản thu chi khác nhau. Nếu không sắp xếp rõ ràng, ngân sách của bạn dễ rơi vào tình trạng thâm hụt.

Hãy lập một bảng chi tiêu theo thứ tự ưu tiên để kiểm soát tài chính tốt hơn. Bạn có thể phân chia thành ba nhóm chính: Chi ngay/khẩn cấp: Bao gồm tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên, chi phí nguyên vật liệu…; Chi cố định: Các khoản thanh toán định kỳ như bảo hiểm, phần mềm quản lý, chi phí điện nước…; Chi cho tương lai: Đầu tư vào công nghệ, mở rộng quy mô, phát triển sản phẩm mới…

Việc ghi chép và theo dõi tài chính theo hệ thống giúp bạn không chỉ kiểm soát dòng tiền mà còn rèn luyện kỹ năng quản lý như một doanh nhân thực thụ.

Cắt giảm những khoản chi tiêu không cần thiết

Ngay cả khi chưa khởi nghiệp, việc cắt giảm chi tiêu thừa thãi cũng giúp bạn tiết kiệm hiệu quả. Với doanh nghiệp, điều này lại càng quan trọng để duy trì lợi nhuận.

Một số cách giúp bạn tối ưu chi phí: Loại bỏ nhân sự không hiệu quả: Chỉ giữ lại những vị trí thực sự cần thiết để tối ưu hóa năng suất; Tận dụng công nghệ: Sử dụng phần mềm kế toán, quản lý công việc thay vì thuê quá nhiều nhân sự hành chính; Thương lượng với nhà cung cấp: Đàm phán để có mức giá tốt hơn, hoặc tìm nhà cung cấp có chính sách thanh toán linh hoạt; Tiết kiệm chi phí văn phòng: Giảm thiểu chi phí thuê mặt bằng bằng cách làm việc từ xa hoặc sử dụng không gian làm việc chung.

Tiết kiệm không có nghĩa là cắt giảm mọi thứ, mà là tối ưu hóa để sử dụng tiền hiệu quả nhất.

Quản lý dòng tiền chặt chẽ

Dòng tiền là yếu tố quyết định sự sống còn của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có lợi nhuận nhưng không có dòng tiền ổn định vẫn có thể phá sản.

Để quản lý dòng tiền hiệu quả, bạn nên: Theo dõi dòng tiền hàng ngày: Luôn nắm rõ tiền đang đi đâu, đến từ đâu; Hạn chế công nợ kéo dài: Thúc đẩy khách hàng thanh toán sớm bằng các chính sách chiết khấu; Lên kế hoạch thanh toán hợp lý: Tránh tình trạng chi quá nhiều cùng một lúc, dẫn đến thiếu hụt quỹ.

Hãy đảm bảo doanh nghiệp luôn có một khoản dự trữ để đối phó với tình huống khẩn cấp.

Tìm kiếm thông tin về cách quản lý tài chính

Nếu bạn là một doanh nhân mới, việc học hỏi từ người khác sẽ giúp bạn tránh được nhiều sai lầm. Bạn có thể: Tham khảo từ những người đi trước: Những doanh nhân thành công luôn có bài học đáng giá để chia sẻ; Tham gia các diễn đàn doanh nghiệp: Các nhóm trên Facebook, LinkedIn hay diễn đàn chuyên ngành là nguồn thông tin hữu ích; Nghe podcast, đọc sách tài chính: Những kênh này cung cấp kiến thức chuyên sâu về quản lý tài chính và điều hành doanh nghiệp.

Càng học hỏi nhiều, bạn càng có thêm cơ sở để đưa ra quyết định tài chính đúng đắn.

Kiên nhẫn làm giàu

Một sai lầm phổ biến của người mới kinh doanh là mong muốn có lợi nhuận ngay lập tức. Tuy nhiên, sự giàu có không đến sau một đêm mà là kết quả của quá trình dài hạn.

Bạn cần xác định rõ: Mục tiêu tài chính ngắn hạn: Ví dụ, đạt được doanh thu nhất định trong 3-6 tháng đầu; Mục tiêu dài hạn: Xây dựng một doanh nghiệp bền vững trong 3-5 năm tới; Việc đạt được các mục tiêu ngắn hạn sẽ tạo động lực giúp bạn hướng đến những thành công lớn hơn.

Tận dụng công nghệ tài chính

Công nghệ giúp bạn theo dõi tài chính chính xác và tiết kiệm thời gian. Một số công cụ hữu ích: Phần mềm kế toán: QuickBooks, MISA, Zoho Books giúp tự động hóa các báo cáo tài chính; Ứng dụng quản lý chi tiêu: Money Lover, Mint hỗ trợ theo dõi dòng tiền cá nhân và doanh nghiệp; Nền tảng thanh toán điện tử: PayPal, Stripe, Momo giúp giao dịch nhanh chóng, tiện lợi.

Sử dụng công nghệ sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình tài chính và tránh sai sót không đáng có.

Tìm kiếm người cố vấn

Dù bạn có kiến thức tốt đến đâu, việc có một người cố vấn tài chính vẫn rất quan trọng. Một cố vấn giàu kinh nghiệm sẽ giúp bạn: Lập kế hoạch tài chính thực tế phù hợp với tình hình doanh nghiệp; Đưa ra lời khuyên chiến lược khi bạn gặp khó khăn về dòng tiền, đầu tư hay cắt giảm chi phí; Tránh những sai lầm tốn kém mà nhiều doanh nhân mới dễ mắc phải.

Hãy tìm cố vấn từ những doanh nhân đi trước, chuyên gia tài chính hoặc thậm chí là các tổ chức hỗ trợ khởi nghiệp.