Bài học về Quản trị thay đổi: Làm thế nào để đưa công ty vượt qua giai đoạn khủng hoảng?

Quản trị sự thay đổi có thể là bài kiểm tra với bất kì doanh nghiệp nào. Một số nghiên cứu của Towers Watson, đơn vị nghiên cứu và tư vấn uy tín thế giới, cho thấy chỉ 25% những sáng kiến về quản trị sự thay đổi mang lại thành công bền vững. 

Trong các startup, tỷ lệ này thậm chí còn thấp hơn, theo nhận định của Banks Benitez - Đồng sáng lập và CEO của Uncharted, một accelerator chuyên cung cấp các dịch vụ tối ưu mạng lưới hoạt động cho doanh nghiệp. Cách đây 2 năm, khi Uncharted còn hoạt động dưới tên gọi Unreasonable Institute, công ty đã lao vào tình trạng hết sức túng quẫn khi quyết định thay đổi mô hình kinh doanh của mình: ⅔ bộ máy lãnh đạo nghỉ việc và gần như cạn kiệt nguồn vốn. 

Bản thân Banks phải gánh trách nhiệm dẫn dắt Uncharted vượt qua khủng hoảng chỉ trong 90 ngày trước khi công ty bị buộc phải dừng hoạt động bởi áp lực tài chính.

"Đó là một thách thức vô cùng lớn", Banks thừa nhận. Anh đã trải qua tất cả những cung bậc của cảm xúc trong 90 ngày khó khăn đó: từ giận dữ và bất lực trong những ngày đầu khó khăn, tới vui mừng tột độ sau khi thành công vượt qua khủng hoảng.

Quá trình chuyển giao và thay đổi này không phải là một câu chuyện vui vẻ khi nghĩ lại với Banks và toàn bộ công ty, tuy nhiên, hiệu quả chúng mang lại là hết sức tích cực. Uncharted sau đó đã gọi vốn thành công 1 triệu đô la và tăng quy mô hoạt động lên gấp đôi (mà không phải sa thải bất cứ nhân sự nào). 

Đâu là tác nhân đứng sau sự thành công này? Banks chia sẻ, cùng với sự đồng tâm hiệp lực của các nhân viên trong công ty, kinh nghiệm quản trị sự thay đổi của ông cũng đóng một vai trò không hề nhỏ. 

Năm 1996, John Kotter, giáo sư phân viện kinh tế của đại học Havard, đã xuất bản cuốn sách Leading Change (lãnh đạo sự thay đổi), trong đó đưa ra khái niệm quản trị sự thay đổi: “là tổng hợp các hoạt động quản trị nhằm chủ động phát hiện, thúc đẩy và điều khiển quá trình thay đổi của doanh nghiệp phù hợp với những biến động của môi trường kinh doanh, đảm bảo cho doanh nghiệp phát triển trong môi trường kinh doanh biến động."

Dưới đây, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu 4 bài học từ trải nghiệm thực tế của Banks và Uncharted.

Bài học thứ 1: Giao tiếp trong quản trị thay đổi

Thời điểm và đối tượng là yếu tố cần phải được cân nhắc kỹ lưỡng: Banks cho rằng, với giao tiếp trong quản trị thay đổi, thời điểm và đối tượng cũng đóng vai trò quan trọng không khác gì nội dung của thông điệp. Dù luôn hoạt động với cam kết về tính trung thực và tự do thông tin trong công ty, anh vẫn cho rằng, trong một vài tình huống, việc giao tiếp cần phải được giữ kín và tối giản hóa, nhằm tránh gây ra những hệ lụy không cần thiết. Trong đó, phổ biến nhất là 2 tình huống dưới đây:

- Trình bày ý tưởng mới: Trong thời gian thay đổi mô hình kinh doanh, Bankss và cộng sự đã tham gia thảo luận với rất nhiều đối tác, nhà đầu tư bên ngoài. Rất nhiều ý tưởng thú vị được sinh ra, nhưng không phải ai trong công ty cũng được anh chia sẻ lại. 

Anh cho rằng, đối với những cá nhân và đội nhóm đã định hướng được bước dịch chuyển cụ thể, những ý tưởng mới thường tạo ra sự mâu thuẫn về mặt tâm lý cho họ, gây bối rối trong quá trình triển khai chiến lược hiện tại. 

Bởi vậy, trước khi chia sẻ một ý tưởng mới, bạn cần phải cân nhắc kỹ lưỡng 2 câu hỏi: “Liệu thông tin này có hữu ích với người nhận không?” và “Liệu chúng có gây ra cản trở gì trong công việc của họ không?” để đạt hiệu quả cao nhất.

- Thông báo tin xấu: Năm 2018, vào thời điểm Uncharted sắp đáo hạn trả nợ, công ty buộc phải đưa ra quyết định giảm tiền công nhân viên trong thời gian ngắn hạn. Trong thời điểm ra quyết định, Banks đang đi công tác với mục đích gọi vốn trong 3 tuần. Nhưng không chần chừ, anh quyết định hoãn mọi việc đang dang dở lại, bay về công ty để trực tiếp thông báo quyết định này đến từng nhân viên một. 

Đây là một quyết định không hề dễ dàng, nhưng lại vô cùng đúng đắn trong thời điểm được nói đến. Cảm nhận được sự chân thành từ Banks và ban lãnh đạo, nhân viên trong công ty không tỏ ra phàn nàn với quyết định trên, mà thậm chí còn làm việc chăm chỉ hơn giúp kéo Uncharted ra khỏi vũng lầy.

Hạn chế sử dụng những lời hứa hẹn sáo rỗng. Thay vào đó nếu nói được, bạn phải làm được: Trong thời điểm chuyển giao, Banks luôn muốn truyền tải sự lạc quan và tinh thần chiến đấu quật cường cho toàn thể đội ngũ làm việc. Và anh chọn cách tung là những lời hứa “sáo rỗng” về những viễn cảnh vô cùng tươi đẹp trong tương lai gần cho nhân viên.

Ngay sau đó, anh nhận ra quyết định này là vô cùng tai hại, bởi sau nhiều lần không hiện thực hóa được lời hứa, một bộ phận nhân viên đã mất niềm tin vào Banks và ban lãnh đạo. Nhiều người sau này chia sẻ với anh, họ đã có ý định bỏ việc sau khi thất vọng với những kết quả trái với kỳ vọng được thổi phồng.

Rõ ràng, những lời hứa có thể chắp cánh cho động lực và tinh thần làm việc của nhân viên trong ngắn hạn, nhưng ngược lại, chúng cũng có thể là thứ vũ khí hủy diệt thổi bay toàn bộ công ty nếu không được đáp ứng trong dài hạn.

Bởi vậy, Banks nêu quan điểm, nếu là một nhà quản lý thông suốt, bạn cần hết sức cẩn trọng khi đưa ra bất cứ lời hứa hẹn nào với nhân viên. Thay vào đó hãy trình bày những kế hoạch và mục tiêu cụ thể (kèm những phần thưởng nếu đạt được mục tiêu) để nhân viên có thể phấn đấu, nỗ lực cố gắng hơn. 

Truyền tải thông điệp đơn giản nhưng nhất quán, thường xuyên > Truyền tải thông điệp cảm hứng nhưng nhỏ giọt: Năm 2017, khi Uncharted đã định hình được hướng đi cũng như thống nhất được sứ mệnh sắp tới, thì một vài vấn đề xảy ra, dẫn đến những lục đục nội bộ cần phải được giải quyết ngay lập tức. Mỗi người trong ban lãnh đạo lại có một cách giải quyết khác nhau, khiến mọi việc trở nên thực sự hỗn loạn.

Sau một khoảng thời gian ngắn tranh cãi, Banks và công sự đều thống nhất một nguyên tắc, mà xuyên suốt sau này vẫn song hành cùng công ty: "Một thông điệp đủ mạnh, phải là một thông điệp được truyền tải liên tục và nhất quán từ một phía, thay vì việc hoa mỹ và thần thánh hóa những câu từ nhưng lại đưa chúng ra nhỏ giọt và từ nhiều phía khác nhau."

Thế nên, trước khi chia sẻ bất cứ thông điệp nào trước một đội nhóm hay toàn thể công ty, một nhà quản lý cần tự vấn mình 2 câu hỏi sau:

- Liệu thông điệp sắp đưa ra có thể truyền tải được liên tục và nhất quán được không?

- Đâu là những vấn đề mà chúng ta có thể giải quyết bằng cách truyền tải thông điệp và thông điệp như thế nào là phù hợp với vấn đề đó?

Bài học thứ 2: Xây dựng văn hóa trong quản trị thay đổi

Tìm kiếm nhà “đại sứ văn hóa” trong doanh nghiệp: Trong thời điểm mà Uncharted còn chưa xác định được tên và mô hình kinh doanh mới của mình, đội ngũ nhân viên của công ty làm việc vô cùng uể oải và kiệt quệ, Banks chia sẻ. Dường như giá trị văn hóa “điểm tựa của sức mạnh là sự vui vẻ” của họ đang dần biến mất. 

May mắn thay, một thành viên lâu năm trong công ty đã vực dậy được tinh thần của cả đội nhóm bằng những hành động vô cùng “nhỏ nhưng có sức ảnh hưởng lớn” của mình. Sau những giờ làm việc căng thẳng, người này thường tổ chức những buổi trò chuyện phiếm và liên hoan nhẹ, tạo không gian chia sẻ, cộng tác, giúp mọi người gắn kết với nhau hơn.

Nhận thức được sức ảnh hưởng của người này tới các thành viên trong công ty, Banks và ban lãnh đạo đã “chọn mặt gửi vàng”, biến anh trở thành người trực tiếp đứng ra xây dựng và phát triển môi trường văn hóa của Uncharted. Kết quả có lẽ không phải bàn cãi, nhân viên làm việc ngày một năng suất và vui vẻ hơn, kéo công ty ra khỏi vực sâu khủng hoảng theo cách mà không ai ngờ tới.

Xây dựng những giá trị văn hóa mới: Ngoài việc gìn giữ những giá trị văn hóa truyền thống tốt đẹp của doanh nghiệp, một công ty trong giai đoạn chuyển giao cũng cần phải cấp tiến và mạnh dạn tạo ra những giá trị mới. Dựa trên cuốn sách “The Power of Moments” (Sức mạnh của những khoảnh khắc) của Chip và Dan Heath, Uncharted đã bồi đắp cho văn hóa của mình qua 3 giá trị sau:

- Tạo động lực: Trong ngày làm việc đầu tiên của năm 2018, Banks yêu cầu nhân viên của mình sắp xếp lại không gian làm việc cá nhân để khởi động năm mới. Trong cùng ngày, ban lãnh đạo cùng truyền tải thông điệp làm việc của năm mới: “go on the offensive in 2018” (làm việc quyết liệt trong năm 2018) qua một bài diễn thuyết ngắn gọn. Những hành động nhỏ bé này để lại những ảnh hưởng mạnh mẽ tới đội ngũ nhân viên, khi năm 2018 được cho là bước ngoặt chuyển biến của Uncharted.

- Lưu giữ những kỉ niệm đáng nhớ: Trong ngày mà công ty chính thức thay đổi tên thương hiệu, toàn bộ nhân viên đã ra ngoài ăn mừng và say khướt suốt đêm, bất chấp việc ngày mai họ vẫn phải đi làm. Sự kiện này vẫn được tất cả nhắc tới thường xuyên và được coi là tiền đề để phát triển một Uncharted thành công của ngày hôm nay.

- Giữ lửa làm việc bằng một chút “gia vị” vui vẻ: Năm 2017, Banks và đội ngũ nhân viên của mình đã bày ra một cuộc thi chơi khăm nhau trong vòng suốt 2 tháng trời. Đối với bối cảnh nguy nan lúc đó, hoạt động thâm dụng quá nhiều thời gian này có vẻ không thực sự cần thiết. 

Tuy nhiên, chính sự vui vẻ mà chúng mang lại là giá trị là Uncharted muốn hướng đến: mọi nhân viên được khuyến thích cân bằng môi trường làm việc của bản thân, giải trí khi cần và nhiệt tình khi có. Thông điệp này giúp Uncharted giải tỏa được đáng kể sức ép cho nhân viên, giúp họ có tâm lý thoải mái hơn để phụng sự mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Bài học thứ 3: Ra quyết định trong bối cảnh chuyển giao

Hãy nhìn xa trông rộng: Trong giai đoạn chuyển giao, các nhà quản lý thường xuyên gặp phải tình trạng ngập đầu trong công việc và mất phương hướng bởi vô số những luồng thông tin khác nhau. Vậy làm thế nào để họ có thể giữ được tâm trí tỉnh táo để đưa ra những quyết định sáng suốt trong dài hạn? Banks đã đưa ra 2 cách tiếp cận dưới đây để việc đưa ra quyết định không còn là vấn đề quá nhức nhối:

- Luôn đặt mình trong bối cảnh tương lai: Banks cho rằng, quyết định ra đời trong quản trị thay đổi phải có những ảnh hưởng nhất định tới ít nhất là 10 năm trong tương lai. Nếu không đáp ứng được yêu cầu này, thì chúng là những quyết định không hiệu quả. Chính bởi vậy, anh khuyên tất cả những nhà quản lý, trước khi đưa ra bất cứ một quyết định nào, cần phải tự vấn bản thân câu hỏi: “Những người kế nhiệm chúng ta trong vòng 10 năm tới, sẽ làm gì trong tình cảnh hiện nay?”.

- Không bao giờ để cảm tính lấn át ý chí: Trong những cuộc họp chiến lược của đội ngũ quản lý Uncharted, mỗi người đều được khuyến khích chia sẻ về những sở thích cảm tính của cá nhân trong khi ra quyết định. Việc này nhằm hạn chế tối đa những sự thiên vị không đáng có khi họ quyết định bỏ phiếu cho bất cứ điều gì trong cuộc họp, cũng như giúp giải tỏa bầu không khi e dè và căng thẳng thường thấy.

Luôn xem xét lại mọi quyết định trước khi “hạ bút” triển khai: Mọi đường đi nước bước trong quá trình công ty biến chuyển đều mang ý nghĩa sống còn, bởi vậy, trước khi đưa ra bất cứ quyết định nào, một nhà quản lý cần phải cân nhắc qua 2 yếu tố sau:

- Bất cứ quyết định nào đều có 2 mặt: Banks nhận định rằng, hầu hết mọi quyết định đều có 2 mặt lợi hại song hành. Bởi vậy, bạn cần quyết đoán khi đem chúng đi triển khai. Điều quan trọng là chúng ta cần phải có những phương pháp đánh giá kịp thời và chính xác để nhanh chóng sửa sai nếu gặp phải những tình huống bất lợi sau khi áp dụng quyết định vào thực tiễn.

- Bạn buộc phải trả lời câu hỏi: Đâu là giới hạn của một quyết định? Với những quyết định lớn, tự đặt cho mình câu hỏi này sẽ giúp bạn tránh phạm phải tình trạng xung đột quyền hạn, trách nghiệm với những người khác. Đồng thời, nó cũng giúp bạn trở nên thực dụng và quyết đoán hơn trong việc đưa ra kết luận cuối cùng.

Bài học thứ 4: Luôn chăm sóc bản thân trong những thời điểm khó khăn

Hãy chia sẻ gánh nặng với đồng nghiệp và người thân: Banks thừa nhận, năm 2018 là một trong những thời điểm anh cảm thấy cuộc sống của mình trở nên bộn bề và nghẹt thở hơn bao giờ hết. Nhiều lúc, anh không còn cảm thấy tỉnh táo và dường như đã tính đến chuyện buông xuôi tất cả những gì mình đang làm lại.

Nhưng qua việc chia sẻ những gánh nặng của bản thân cho cộng đồng những người xung quanh, anh như được tiếp thêm động lực và đã tiếp tục chạy vượt dã trên con đường mình đã chọn. “Những lời động viên và an ủi của mọi người chính là liều doping diệu kỳ mà tôi đã may mắn nhận được”, Banks hồi tưởng lại.

Tham gia các hoạt động ngoại khóa để giải tỏa căng thẳng sau giờ làm việc: Ngoài việc chia sẻ những khúc mắc cá nhân với đồng nghiệp và người thân, các hoạt động ngoại khóa cũng là hình thức rất hiệu quả để giải tỏa căng thẳng cho bản thân. Với Banks, anh thường xuyên hội họp cùng những người bạn đại học để xem bóng chày và đi leo núi dã ngoại. 

Ngừng tự đặt áp lực cho bản thân: “Trong thời điểm nước rút của năm 2017, tôi cảm thấy như mọi đường đi nước bước của mình đều mang ý nghĩa sống còn. Tôi tự đặt cho mình thứ kỳ vọng về một hiệu quả làm việc không tưởng và tự làm bản thân trở nên căng thẳng quá độ”, Banks chia sẻ.

Nhìn lại, chính những suy nghĩ thái quá này lại khiến năng suất làm việc của Banks giảm đi trông thấy. Anh khuyên tất cả những nhà quản lý nên thôi đặt lên vai mình những gánh nặng tâm lý khổng lồ, mà thay vào đó, chấp nhận mạo hiểm và thay đổi để vững tin dẫn dắt doanh nghiệp bước vào tương lai đổi mới.

Tạm kết

Sự thay đổi không nhất thiết luôn là công thức tạo ra sự hỗn loạn trong tổ chức. Với những phương pháp quản trị hiệu quả, đó có thể là cơ hội tăng cường năng suất làm việc cho nhân viên, đồng thời giúp tổ chức có những bước nhảy vọt mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Hi vọng, qua những bài học mà Banks Benitez, CEO của một startup thành công như Uncharted chia sẻ, bạn có thể tìm ra được cho mình chiếc chìa khóa để đối mặt với “cánh cửa” chuyển giao của doanh nghiệp.