Cách quản lý và vận hành doanh nghiệp nhỏ hiệu quả

Quản lý một doanh nghiệp nhỏ đưa ra nhiều thách thức cho chủ doanh nghiệp. Ngoài kiến ​​thức về nguyên tắc kinh doanh, bạn cũng cần biết quản lý tài chính, quản lý nhân sự và quy định liên quan đến doanh nghiệp của bạn.

Quản lý doanh nghiệp nhỏ là gì?

Từ việc thành lập doanh nghiệp, quản lý nhân viên, giám sát kế hoạch kinh doanh cho đến quản lý thời gian, quản lý doanh nghiệp nhỏ liên quan đến việc phối hợp tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp để đảm bảo rằng doanh nghiệp tiếp tục phát triển và đạt được thành công.

Người quản lý doanh nghiệp nhỏ cần làm gì?

Trong một doanh nghiệp nhỏ, chủ sở hữu có thể tự quản lý doanh nghiệp hoặc thuê người quản lý để xử lý các hoạt động kinh doanh.

Quản lý một doanh nghiệp nhỏ đòi hỏi phải có nhiều kiến ​​thức hoặc hiểu biết liên quan đến các vấn đề kinh doanh. Công việc của người quản lý là giám sát các hoạt động của nhân viên; tuyển dụng, đào tạo và đánh giá nhân viên mới và đảm bảo rằng doanh nghiệp đang đi đúng hướng trong việc đạt được các mục tiêu tài chính của mình.

Tóm lại, dưới đây là một số trách nhiệm chính của một chủ doanh nghiệp nhỏ:

• Giám sát các hoạt động hàng ngày của nhân viên
• Tuyển dụng, thuê và đào tạo nhân viên mới
• Đảm bảo các hoạt động hàng ngày đang hoạt động trơn tru
• Quản lý hàng tồn kho và đưa ra quyết định mua hàng
• Xử lý các chức năng sản xuất, tiếp thị và quản trị doanh nghiệp
• Thiết kế và thực hiện ngân sách của công ty
• Đặt mục tiêu bán hàng và đảm bảo rằng tổ chức đang đi đúng hướng để đạt được
• Đảm bảo mục tiêu tài chính của doanh nghiệp đang đạt được

Người quản lý doanh nghiệp nhỏ hầu như đều phải tự thực thi mọi hoạt động.

Kỹ năng đánh giá nhân sự khi quản lý doanh nghiệp nhỏ

Không quá khó hiểu khi đánh giá nhân sự là một trong những kỹ năng quan trọng nhất khi ngồi ở vị trí lãnh đạo, điều hành. Cụ thể, quản trị nhân sự ở đây là quản lý tất cả công việc và nhân sự thực hiện từng công việc đó. Bạn phải nhìn nhận được ưu nhược điểm của từng nhân sự, bộ phận, phòng ban cấp dưới. Từ đó, phân bổ công việc, cung cấp nguồn lực hỗ trợ và có kế hoạch đào tạo những năng lực cần thiết. 

Để làm được như vậy, đôi lúc câu trả lời duy nhất là “kinh nghiệm xương máu”. Có những thứ phải trải qua mới thấm được, có những vấn đề tưởng nhỏ nhưng không có nghĩa là đơn giản. Đó cũng là lý do vị trí lãnh đạo tốt có thể không nặng về chuyên môn nhưng đòi hỏi lượng lớn các kiến thức nền phong phú và khả năng ‘làm việc cùng con người’ hiệu quả ở nhiều lĩnh vực, chuyên môn, thứ bậc khác nhau!

Kỹ năng quản lý thời gian

Nhược điểm của các mô hình quản lý doanh nghiệp nhỏ là khi tất cả mọi quyết định lớn bé tại công ty đều dồn về ban lãnh đạo. Chẳng hạn những giấy tờ phải ký, những đề xuất cần cân nhắc, những thay đổi về doanh thu cần theo dõi – phân tích, những chiến lược cần quyết định để ứng phó với sức ép cạnh tranh từ đối thủ, những cuộc họp không hồi kết, những vấn đề về dòng tiền, mâu thuẫn nội bộ và sự sống còn của doanh nghiệp.

Điều này dễ dẫn tới tình trạng phân mảnh, khó tập trung trong trạng thái đa nhiệm, làm việc 24/7 nhưng vẫn không hết việc ở nhà quản lý. Đặc biệt khi doanh nghiệp có những biến động lớn về nhân sự, các công việc trở nên ứ đọng, ách tắc sẽ trở thành lực cản làm gia tăng chi phí cơ hội cho doanh nghiệp.

Bởi vậy, một trong những kỹ năng quản lý trọng yếu nhất của mọi cấp quản lý đó là ‘quản lý thời gian’ và ‘quản lý công việc’: Thay vì ôm đồm mọi công việc, hay chỉ tập trung vào những hạng mục quan trọng nhất. Việc nào quan trọng, cấp thiết nên ưu tiên làm trước. Việc nào cấp thiết, kém quan trọng, có thể trao quyền cho các nhân sự cấp dưới… 

Đặc biệt nếu bạn đang hướng tới các vị trí trưởng phòng, quản lý cấp cao tại doanh nghiệp, quản lý thời gian cũng là kỹ năng bạn cần ‘biến thành bản năng’ càng sớm càng tốt. Muốn quản lý người, trước phải quản lý mình. Làm thế nào để quản lý được người khác khi ngay chính mình còn ‘bề bộn’ với các công việc bản thân.  

Tạo kế hoạch kinh doanh

Để tạo một kế hoạch kinh doanh hiệu quả, hãy phác thảo các mục tiêu và kế hoạch kinh doanh của bạn. Hãy cung cấp mô tả ngắn gọn về doanh nghiệp và các sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp.

Hãy lên các kế hoạch bao gồm các chi tiết về thị trường bạn sắp gia nhập, các kế hoạch tiếp thị và bán hàng cũng như các dự báo tài chính của bạn.

Thường xuyên xem xét các mục tiêu kinh doanh của bạn để xem những gì đã thay đổi, những gì đã đạt được và những gì cần được cải tiến.

Tách biệt tài chính cá nhân và tài chính kinh doanh

Vì thuế của bạn và doanh nghiệp được tính riêng, nên bạn cần mở các tài khoản cá nhân riêng biệt được chỉ định cho các giao dịch kinh doanh.

Xác định yêu cầu tài trợ

Nếu bạn đang bắt đầu một doanh nghiệp mới, tài trợ cho các hoạt động của doanh nghiệp là ưu tiên hàng đầu. Bất kể bạn chọn nguồn đầu tư nào, điều quan trọng là bạn phải tự làm quen với những lợi thế và bất lợi của các nguồn tài trợ này cũng như các tiêu chí họ sử dụng để đánh giá doanh nghiệp.

Tuyển đúng người

Nếu bạn muốn công việc kinh doanh của mình phát triển mạnh, điều quan trọng là phải thuê những người có động lực, nhiều năng lượng và nhiệt huyết, những người đang tìm kiếm thành công hơn là kiếm tiền nhanh chóng.

Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, bạn cần biết cách giữ chân những nhân viên có giá trị bằng cách cung cấp cho họ những đặc quyền.

Đào tạo nhân viên của bạn

Ngay cả khi bạn thuê những người thông minh nhất trên thế giới, thì cũng sẽ mất một khoảng thời gian để họ hiểu được nội dung kinh doanh của bạn và tìm ra cách kết hợp mọi thứ với nhau để đạt được mục tiêu dài hạn. Đây là lý do tại sao đào tạo nhân viên của bạn tốt là điều quan trọng đối với một doanh nghiệp nhỏ. Tạo một kế hoạch đào tạo khiến nhân viên của bạn cảm thấy có năng lực hơn và được trao quyền trong công việc của họ.

Tận dụng lợi thế công nghệ như các công cụ giám sát hoạt động nhân viên như Google Workspace, đào tạo từ xa như Microsoft Teams hay theo dõi tiến độ công việc như Zoho Projects để đào tạo nhân sự hiệu quả hơn. 

Theo dõi tài chính của bạn

Khi bạn bắt đầu một công việc kinh doanh mới, thật dễ dàng để theo dõi nguồn tiền thu và chi của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi hoạt động kinh doanh của bạn phát triển, nhiệm vụ này có thể trở thành một vấn đề đau đầu.

Đây là lý do tại sao bạn nên thuê một nhân viên kế toán toàn thời gian hoặc đơn giản là đầu tư vào một phần mềm kế toán dễ sử dụng giúp bạn theo dõi tài chính và tiết kiệm ngân sách hiệu quả hơn.

Đầu tư các phần mềm công nghệ cho team kế toán của bạn như Zoho Books để giúp họ làm việc hiệu quả hơn.

Đầu tư vào tiếp thị

Trong một thế giới mà các thương hiệu liên tục cạnh tranh để giành được sự chú ý của người tiêu dùng, các doanh nghiệp nhỏ cần phải cố gắng tạo ấn tượng trước đối thủ.

Nghiên cứu các tùy chọn tiếp thị và quảng cáo dành cho doanh nghiệp nhỏ khác nhau trước khi chọn một mô hình tiếp thị phù hợp nhất với bạn và doanh nghiệp.